REPORT ON DOCUMENTATION AND PUBLICATIONS

TD United Nations Conference Trade Development UNITED NATIONS Distr. GENERAL TD//EX(15)/5 27 1997 Original : ENGLISH TRADE AND DEVELOPMENT BOARD Fifteenth executive session Geneva, 27 June 1997 REPORT ON DOCUMENTATION AND PUBLICATIONS Report UNCTAD secretariat GE.97-51067 TD//EX(15)/5 page 2 Guiding principles objectives UNCTAD’ publications policy fundamental principles UNCTAD’ publications policy : Provide vehicle achieving objectives UNCTAD’ membe States. Give expression UNCTAD’ development mission polic research analytical work , illuminate global economy, facili tate policy formulation member States, lead constructive policy dialogue member States, respond changing developmental , action-oriented, provide guidance national policies enabling environmen conducive trade development. Contribute goals established United Nations publications : promoting purposes principles United Nations ; contributing achievement UNCTAD’ programme activities; sponding identified demand defined target readership; reaching standard intellectual endeavour reflects credit United Nations; substantiall duplicating material published readily . Underpin closely intergovernmental debate UNCT AD contribute process dialogue, consensus-building polic formulation major issues covered work programme. Provide tool human resource institutional development accordance capacity-building thrust UNCTAD’ technica cooperation programme. Create public awareness UNCTAD’ role development debate. implementing publications policy UNCTAD seek : Assimilate modern technologies order improve UNCTAD’ impac outreach. cost-effective resources. Improve marketing sales. TD//EX(15)/5 page 3 Contents Paragraphs INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 - 3 . THE ROLE OF PUBLICATIONS IN UNCTAD . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 - 10 II. RECENT TRENDS IN UNCTAD’ PUBLICATIONS . . . . . . . . . . . . 11 - 16 III. PUBLICATIONS POLICY FOR UNCTAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 - 68 . Compliance Mandates Planning Phase Provision mandates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 - 19 Review publications programme proposals . . . . . . . . . . . . . . . . 20 - 23 Planning parliamentary documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Planning major reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 . Production Criteria guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 - 27 Parliamentary documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 - 29 -parliamentary documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Policy clearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Editorial Board . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Attribution authorship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 - 34 Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 - 36 Translation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 - 40 Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 - 43 Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Technical innovation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 . Dissemination Free distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 - 49 Sales publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 - 52 Pricing marketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 - 56 -publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 - 61 Academic Textbooks Review Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 - 63 Electronic publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 - 66 Assessment impact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 - 68 IV. FOLLOW-UP OF RECOMMENDATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 - 72 TD//EX(15)/5 page 4 INTRODUCTION 1. forty- session, October 1996, Trade Development Board reviewed UNCTAD' publications policy accordance paragraph 107 () " Partnership Growth Development " adopted UNCTAD IX. occasion Board secretariat report entitled "Review UNCTAD' publications policy" (TD//43/ RP.4). concluded number circumstances undertake reappraisal UNCTAD ' publications policy suggested exercise carried Task Force Documentation Publications created Secretary-General UNCTAD context United Nations-wide Efficiency Review time. Endorsing this1 approach, Board agreed Secretary-General review report Task Force, completed March 1997, subsequently report Board. 2. accordance decision, Task Force conducted reappraisal UNCTAD' publications policy. , guided conclusions reached -mentioned report (TD//43/CRP.4); factors identified Board agreed conclusions 439 (XLIII); instructions issued part ongoing review United Nations-wide publications policy. important factor UNCTAD integral part United Nations; , publications comply criteria apply system-wide, contribute goals set United Nations publications. Task Force held consultations relevant entities UNCTAD secretariat, United Nations Office Geneva (UNOG) United Nations Headquarters, member States. context, meetings held coord inators country groupings individual regional groups delegations. 3. report Task Force' findings, endorsed Secretary-General UNCTAD. explains role publications UNCTAD (chapter 1) describes recen trends (chapter II). rev iews planning, production, dissemination assessment phases recommendations areas constitute bas ic elements publications policy (chapter III). report concludes proposal create Publications Committee secretariat oversee effective implementation publications policy (chapter IV). . THE ROLE OF PUBLICATIONS IN UNCTAD 4. -added knowledge-based development institutions derives capacity produce thinking research capa bility accumulated experience development problems obtained operational activities. true UNCTAD. constant UNCTAD' pursuit development mission founding fact capacity se rve centre research, conceptual innovation policy analysis, generator ideas policy initiatives. 5. importance functions reaffirmed UNCTAD IX. Midrand Declaration states "UNCTAD' policy research analytical work illuminate global economy relate trade, investment, technology, services development. work facilitate polic formulation member Sta tes strive development. lead constructive policy dialogue member States enhance benefits trade. respond changing developmental ongoing process integration global economy." Conference emphasized tha "UNCTAD' work action-oriented provide guidance national policies enablin environment conducive trade development." guidelines incorporated UNCTAD programme United Nations Medium-term Plan period 1998-2001 adopted General Assembly December 1996. TD//EX(15)/5 page 5 6. UNCTAD' inherent potential making meaningful contribution attainment thes objectives realized results research lessons derived field operations reach diverse individuals institutions influence, shape implement policies member States. sense, effective wide dissemination information plays indispensable role fulfilment mandates. 7. performing role, UNCTAD' publications succeeded attracting large diversified readership. includes politicians, parliamentarians policy-makers; academics othe independent experts; representatives NGOs, business, labour media, developing developed world. 8. UNCTAD act publishing represents culmination long process research analysis. activity, , absorbs proportionately small amount resources . UNCTAD' printing expenses, , equivalent 1.5 cent total budget. pertinent note United Nations tradition culture, largely shaped member States, written text product secretariat work activity. , secretariat' performance measured terms proportion planned activities/outputs completed year. output carry document identification symbol considered OIOS produced, underlying assumption output writte document/publication. considerations account review UNCTAD' publications policy. 9. relevant factor year' landmark Conference, result intergovernmental secretariat structures streamlined work programme refocused reflect priorities member States. reforms bear importa nt implications UNCTAD' publications policy. post-Midrand scenario, essen tial publications mirror approaches effective component institution' strategy carrying mandated task promoting integration developing countries world economy. , : underpin closely intergovernmental debate UNCTAD contribute process dialogue, consensus-building policy formulation major issues covered work programme; shed light promote scholarly discussion implications development topical issues developments; serve tool fo human resource institutiona development, accordance capacity-building thrust UNCTAD' technical cooperation programme. , publications stimulate intellectual endeavou secretariat staff, create public awareness UNCTAD' role development debate. 10. achievement diverse objectives considerable challenge. calls publication policy focused flexible, comprehensive manageable. purpose, existin mechanisms, guidelines procedures scrutinized proposals adapt current requirements. process, due consideration concerns UNCTAD' member States, relevant guidelines established United Nations Headquarters response General Assembly resolutions decisio ns Secretary-General United Nations. seeking meet diverse requirements, attempt identifying possibilities fo rationalization, defined pursuit cost-effective limited resources. TD//EX(15)/5 page 6 II. RECENT TRENDS IN UNCTAD' PUBLICATIONS 11. purposes programm budget, written material grouped main headings: () parliamentary documentation, consisting essentially reports background papers prepared meetings UNCTAD' intergovernmental bodies bodies General Assembly ECOSOC, official records meetings; (ii) recurrent publications, mandated discretionary, including monthly bulletins, yearbooks, statistical handbooks, research papers Discussion Papers series annual thematic reports Trade Development Repor (TDR), World Investment Report (WIR) Developed Countries Report (LDCR); (iii) - recurrent mandated discretionary publications, cons isting studies, reports monographs - publications reports seminars collections country case studies; (iv) technica material, including items data bases, computer software, directories, bibliographies specialize technical papers; () information materials, including newsletters, bulletins, pamphlets brochures, press releases, video audio tapes. 12. volume content UNCTAD' publications evolved time response ne circumstances, change work programme. , UNCTAD' programme budget proposals Secretary-General United Nations biennium 1998-1999 envisage total 217 recurrent -recurrent publications ( ach recurrent title multiple issues). Compared 1996-1997 (pre- Midrand) programme budget approved General Assembly, included 254 publications, proposed volume publications biennium represents 15 cent reduction (table page). 13. content publications programme changed, comparison pre- post-Midrand budget proposals. table breakdown subprogrammes, certai assumptions correspondence pre- post-Midrand subprogrammes. 14. reduction 33 cent publications proposed subprogramme 9. 1 (Globalization Development ), reflecting rationalization statistical publications. hand, increase subprogramme 9.2 (Investment, Enterprise Development Technology) due higher figure -recurrent pub lications. subprogramme 9.3 (International Trade Goods Services, Commodities), slight decrease result reduction -recurren publications, reflecting decision bundle recurrent series order improve outreach quality control. total subprogramme 9.4 (Services Infrastructure Development Trade Efficiency ) remains unchanged level, reflecting heavy weight technical cooperation activities subprogramme' work. Finally, publications envisaged subp rogramme 9.5 ( Developed, Land- locked Island Developing Countries) wi ll , reflecting coordinating role newly-established Office Coordinator play. 15. shift emphasis occurred result UNCTAD IX reflected comparison pre- post-Midrand percentage sha res shown column table. Reflecting Conference' intent, Investment, Technology Enterprise Development, International Trade Goods Services, Commodities, Services Infrastructure Development Trade Efficiency account increased shares UNCTAD' reduced publications output biennium. contraction volume UNCTAD' publications increased importance -mentioned -programmes terms planned publications 1998-1999 represent , significant exercise rationalization. TD//EX(15)/5 page 7 Table Trends UNCTAD' publications (percentage shares brackets) Recurrent publications -recurrent publications TotalNo. series . issues () () () () + () Approved programme budget, 1996-1997 EDM 2 10 0 10 (4 %) subprogramme 9.1 9 78 2 80 (31 %) subprogramme 9.2 11 38 24 62 (24 %) subprogramme 9.3 7 16 39 55 (22 %) subprogramme 9.4 7 10 20 30 (12 %) subprogramme 9.5 1 2 15 17 (7 %) Total 254 (100 %)37 154 100 Proposed programme budget, 1998-1999 EDM 2 4 0 4 (2 %) subprogramme 9.1 7 37 17 54 (25 %) subprogramme 9.2 7 27 43 70 (32 %) subprogramme 9.3 10 41 13 54 (25 %) subprogramme 9.4 6 18 12 30 (14 %) subprogramme 9.5 1 2 3 5 (2 %) Total 217 (100 %)33 129 88 16. classification UNCTAD' publications substantive programmatic basis carried based Guide UNCTAD Publications 1995 , , comprehensive description publications published. total 233 publications reviewed , counting series newsletters brochures issues publication, excluding reports intergovernmental meetings secretariat, information incomplete. total, - (49 publications) identified reports, proceedings reporting outcomes meetings. remaining 184 properly considered publications: 10 cent (18 publications) sales publications. Including sales publications, total reviewed (12 8 publications) identified studies papers, - (42 publications) consisted directories, statistics, market trend analyses, guidebooks, information UNCTAD activities, . remaining 11 publications dealt legal matters included series (10 issues total) newsletters brochures. figures show UNCTAD primarily publishes substantive studies papers, policy analysis parliamenta ry documentation materials technical cooperation drawn. TD//EX(15)/5 page 8 III. PUBLICATIONS POLICY FOR UNCTAD . Compliance Mandates Planning Phase Provision mandates 17. UNCTAD' publications primarily vehic le achieving objectives set member States. , publications programme outcome consultative process involving secretariat member States. framework United Nations publications policy, , UNCTAD author department responsibl substantive content publications. formulates publications programme based relevant mandates budgetary provisions. 18. current practice, publications included Secretary-General' proposed programm budget accordance United Nations programme planning rules. rules, legislativ mandates publications requests directives contained resolutions decisions intergovernmental bodies. specificity mandates varies working methods legislative bodies concerned. cases , , consist legislation establishing organizational entity providing general mandate work, necessarily making specifi reference publication. 19. reflects situation UNCTAD UNCTAD IX, established wor programme covering -year period. decision coincided United Nations-wide requirement draft Medium-term Plan 1998-2001 review adoption General Assembly. adoption December 1996 General Assembly UNCTAD omponent Medium-term Plan constitutes significant legislative mandate proposed activities. Review publications programme proposals 20. review mandates pub lications established part programme planning process United Nations governing preparation approval programme budget. UNCTAD IX secretariat drafted publications programme context programme budget 1998-199 9 biennium based UNCTAD IX mandate aimed implementing strategy set Medium- term Plan. basis, conformity Conference' invitation (para. 107 ()), Secretary - General UNCTAD submit ted proposed publications programme Working Party Medium- term Plan Programme Budget (Working Party). account guidance received member States, included suggestion conduct survey proposed publications 1998-1999, Secretary-General transmitted proposals Programme Planning Budget Division United Nations Secretariat York interdepartmental Publications Board. 21. final text constituting programme budget proposals Secretary-General United Nations General Assembly reviewed Working Party part 29th session . Working Party transmits comments intergovernmental review machinery York. consists Committee rogramme Coordination (CPC), determines proposed programme fulfils legislative mandates duplicate activities/publications United Nations; Advisory Committee Administrative Budgetary Question (ACABQ), expert body General Assembly examines resource levels distribution . views bodies turn submitted Committee General Assembly final matter. UNCTAD' member States, , opportunity influence content publications programme York intergovernmental process. TD//EX(15)/5 page 9 22. list approved UNCTAD publications ensues sequenced, multilayered process constitute road-map UNCTAD secretariat 1998-1999 biennium. emphasized UNCTAD unique United Nations system proposals subject intergovernmental scrutiny bo Geneva York, customary internal review Secretariat York. change , , procedure implementing mandates characterized high degree transparency rigour. 23. time, experience suggests period time wh ich intervenes receipt instructions York making programme budget proposals (typically November) deadline submission ( December) inadequate proper valuation carried proposals Divisions publications included proposed programme budget, their2 early consideration Working Party. , , proposed preparatory process submission UNCTAD' programme budget proposals, part relating publications, start September, 16 months prior biennium. , time Secretary-General share proposed publications programme Working Party submission York, present list publications systematic screening process case . objectives exercise : ensure strict compliance mandates relevant guidelines; aim greater focus priority activities; avoid duplication overlap; explore potential merging/eliminating publications, sections thereof, achieve cost-effective resources. target audience publication identified stage, languages translated medium distribution. exercise greatly facilitated strengthening exchange views Secretary-General, Deputy Secretary-General Directors UNCTAD' ongoing work programme, objectives UNCTAD’ publications policy regular review. forum discussions Senior Management Committee (SMC). order review publications programme member States transparent, implementation paragraph 107 () Midrand text requesting Secretary-General UNCTAD consult Working Party earliest stage preparation programme budget proposals Secretary-General United Nations, secretariat provide member States informal paper proposals submitted York review. informal paper include draft work programme list publications essential data publication, including mandate justification; target audience; language versions; estimates covering month/year issue, number printed pages, number copies printing costs printed externally. Planning parliamentary documentation 24. publications received green light secretariat intergovernmenta processes , planning production set motion. parliamentary documentation planning system intergovernmental meetings established Secretary - General' memorandum 25 February 1997. system, opportunity outlines TD//EX(15)/5 page 10 documents specifically mandated intergovernmental bodies discussed meeting involving al Directors amended , approved Secretary-General. relevant, contribution parts secretariat preparation document agreed. system provision policy review meeting stage production process policy conclusions recommendations expected emerge documentation discussed. system appears -equipped meet objectives set parliamentary documentation, flexible unintrusive. , , considered important element UNCTAD' publications policy. recommended, , author Divisions actively seek intellectual involvement Divisions, including placing outlines drafts documents Intranet. , planning system' operation assessed time Mid-term Review UNCTAD IX 1998. Planning major reports 25. important category publications comprises UNCTAD' major reports, TDR, WIR LDCR. emerged response specific circumstances, reports tended lead separate existences. benefit structured, secretariat-wide approach facilitate regular cross-fertilization ideas, avoidance overlap , relevant, promotion complementarity consistency. time, , respects , assumed character parliamentary documents member States mandated consideration Trade Development Boar . Geneva, , reports attracted established audience policy-makers, academics economic operators. receive wide coverage media. light factors, current approach preparation reports modified recommendations purpose. final decision matter, , account outcome review main economic reports United Nations entrusted UNU/WIDER Executive Committee Economic Social Affairs context reform process York. panel Directors limited number senior staff constituted chairmanship Secretary-General. panel intervene points development process reports: point themes chosen ( cases 18 months prior planned release date) annotated outlines discussed; period drafts written circulated. collegiate approach planning, production clearance UNCTAD' major reports promote information interchange inter-Divisional cooperation, complementarity similar United Nations reports, high quality standards, time retaining possibility presenting perspectives development issues. approach satisfy United Nations-wide requirement endorsed General Assembly major publications subject -house clearance review body. TD//EX(15)/5 page 11 Formulation scrutiny UNCTAD’ publications programme implementation recommendations enhance transparency formulation scrutiny UNCTAD’ publications programme: newly-proposed Publications Committee clears draft publications programme framework biennial programme budget exercise. Working Party Medium-term Plan Programme Budget discusses draft publications programme informally, basis detailed information proposed publication. UNCTAD submits proposed programme budget, including publications programme, Secretary-General United Nations, account comments Working Party. Secretary-General United Nations submits proposed programme budget General Assembly. Working Party considers Secretary-General United Nations’ proposed programme budget covering UNCTAD transmits views CPC ACABQ. Committee reviews programme budget, account views CPC ACABQ, adopts resolution approving programme budget biennium concerned. secretariat actively seeks continuous review publications, addition, conducts annual -depth readers’ survey select number publications. Trade Development Board scrutinizes UNCTAD’ publications policy. suggested : review length reports order enhance readability cut costs; examine feasibility, UNOG, reducing printing costs consolidated annual tendering; stagger release dates extent increase impact facilitate promotion efforts; explore scope commercial publishing -publishing view securing broader dissemination ; establish network academics panel could3 consult. . Production Criteria guidelines TD//EX(15)/5 page 12 26. broad context planning processes de scribed , production publications contained approved publications programme unique responsibility Director concerned. instance, entails adherence standard United Nations guidelines. require publication: promotes principles purposes United Nations; contributes achievement UNCTAD' programme budget activities; substantially duplicat material published readily ; responds identified demand defined target readership; reaches standard intellectual endeavour reflects credit United Nations; written clear concise style target readership; finalized set deadline. 27. , Directors ensure content publication corresponds mandate, established publications programme, agendas intergovernmental bodies decision Secretary-General UNCTAD. proposed departures , adjustments , publication programme justified terms legislative mandates unforseen circumstances, submitted approval Secretary-General work commences. Parliamentary documentation 28. regard parliamentary docu mentation, timely preparation , high-quality action- oriented reports priority goal aimed enhancing effectiveness intergovernmenta machinery organization . Responsibi lity attaining goal rest Directors. 29. preparation documentation intergovernmental meetings governed rules established General Assembly, Secretary-General United Nations UNCTAD . thei clarity mandatory nature, rules respected. , , recommended existing guidelines strictly enforced. permit document agenda item, substantive items meeting. , conformity decision Secretary-General United Nations parliamentary documentation exceed 16 pages. background documents, prepared expressly requested member States longer 16 pages. order sufficient time clearance editing, meet ten-week deadline submitting documents processing subsequent -week deadline distributing member States official languages, parliamentary documentation submitted clearance 12 weeks starting date meeting. document short executive summary beginning indication main issues requiring intergovernmental consideration . Internet connection parliamentary documentation enhanced. , pre-session documentation UNCTAD Web site weeks prior relevant meeting. substantive output meetings Web site final form. TD//EX(15)/5 page 13 -parliamentary documentation 30. categories documentation, Divisions aim greater conciseness spirit decision Secretary-General United Nations reduce volume documentation. existing guidelines, broad category documents -sessional studies reports produced part approved work programme intergovernmental body linked meeting, reports issued wi divisional symbol, subject limit 32 pages, " subject coverage ". practice, limit exceeded respected. recommended Divisions required explicit request, including substantive justification, exemption 32-page limit deemed . Ideally place time publications programme prepared. Publications "information materials" category subject consultative process Divisions External Relations inception release. Policy clearance 31. important objective UNCTAD' publications policy ensure policy consistenc secretariat conformity established guidelines. Secretary-General' memorandum 15 April 1996 entrusted Directors primary responsibility clearance documents quality output Divisions. time, announced intention establishing supervisory mechanism policy clearance authority Deputy Secretary-General. proposed mechanism operational context planning system intergovernmental meetings. Publications covered include parliamentary documentation recurrent -recurrent publications featured work programme, exception flagship reports, separate process proposed. Publications included technical category cleared mechanism, produced full responsibility Directors, comply relevant United Nations guidelines. Editorial Board 32. Editorial Board chaired Deputy Secretary-General existed UNCTAD early 1980s. Board played impo rtant role promoting exchange ideas scholarly discussion, offering secretariat staff outlet research names. Board operates anonymous refereeing system purpose. ty pical publication produced aegis Board Discussion Papers series, represents -cost medium disseminating independent research wide range issues encompassed UNCTAD' mandate. growing demand Papers universities research institutions, equested permission reproduce individual Papers. recommended Editorial Board' essential purpose preserved, responsibility encouraging debate exchange ideas issuing publications Discussion Papers organization related seminars. TD//EX(15)/5 page 14 Attribution authorship 33. Traditionally, authorship United Nations documents attributed individual staf members. policy based idea documents produced Organization authority Secretary-General, advantage clarity simplicity. hand, , demotivating factor staff members, ow contribution unrecognized. enhance individual responsibility accountability. UNCTAD, policy Organization generally adhered , acknowledgement individual staff members' contributions practice case WIR. 34. 1996, policy Organization changed view increasing attribution authorship. stated goals change : acknowledge original tellectual contributions; facilitate dialogue international academic professional communities; provide ap propriate recognition staff; assure staff work recognized peers; increase staff responsibility; enhance sales potential. policy apply " materials technical nature" meetings documents, publi information material, materials highly political nature texts expressly designed state officia United Nations policy. recommended policy UNCTAD encourage attribution authorship framework -mentioned United Nations rule. decision attribution individual document policy clearance stage. Editing 35. purpose editing ensu documents meet United Nations standards terms quality compliance editorial guidelines (quality control) cont ain inappropriate material (safety net). addition, environment documents translated, editing generally regarded cost-effective, edited document easier , , cheaper translate. 36. system generally worked satisfactorily, number problems identified relating incomplete coverage, resource constraints absence --date guidelines. main issue determine documents subject editing , , electronic material edited conventional cuments. policy United Nations regard quality control editing changed, assumed documents types continue edited. regard electronic publications, decided United Nations editorial standards printed material . , decide document receive full editing create bottleneck. answer apply degrees editing categories documents. , , recommended documentation, including electronic documentation, issued UNCTAD subject editing Editorial Section. Editorial Section ensure rapid flexible editing, electronic documentation. interests speedier economic processing documents, Editorial Section provide editorial guidelines staff consultants. TD//EX(15)/5 page 15 Translation 37. Translation important matter, invol ves question principle United Nations practical consideration ttaining widest readership. , high cost translation ($1000 page produced official languages), important financial implications. 38. regard parliamentary documentation, United Nations policy call translation official languages, UNCTAD policy reaffirm . categories, UNCTAD, decisions light target aud ience, thinking decisions clear. , , important question translation fully account individual document publications programme compiled, reach target audience reconciled current guidelines economy. Internet concerned, importance means attaining "grass roots" audiences language barrier significant case diplomatic, government research circles recognized. 39. regard provision translation services, delegations expressed interest possibility outsourcing translation, developing countries. United Nations ha established translation services main duty stations, UNCTAD rely UNOG purpose. decision text translated -house contracted lies UNOG. regard, recalled delegations expect highest standards translation, United Nations expense recruiting training translators. 40. UNCTAD independent agent respec translation, , , influence service . pertinent poin context statement Committee 17 March 1997, Secretary-General United Nations stressed decentralize locations work translation printing formed economically. foregoing discussion suggests parliamentary documentation, including background documentation requested member States, continue translated official languages. publications, decision translation early stage publications programme prepared context Programme Budget. main factors account : () effective attainment target audience; () economy. Internet, UNCTAD endeavour produce, long-term objective technology resources permit, service official languages. UNCTAD encourage UNOG explore possibility recourse translation services developing countries feasible, prejudice quality timeliness translations. Printing 41. Concerns identified respect related size print runs explore possibility outsourcing printing, developing countries. regard issue environmentally-friendly printing processes, established paper UNOG acid-free covers chlorine-free. paper, , recycled. TD//EX(15)/5 page 16 42. size print runs determined basis facto rs, number copies required official distribution, number copies required Division' readers lists numbe required public information purpose . Print runs, , small. 1996, , print runs TDR WIR 10,000 6,500 LDCR. 43. regard provision printing services, situation similar prevailing case translation decision document printed UNOG , operating basis principles established United Nations Secretariat. thes principles , United Nations printing facilities categories documents (.. parliamentary docume ntation) investment standing costs borne, maximum internal facilities. printers, , resorted publications requiring special techniques cheaply -house, deadlines met. case UNCTAD, applies primarily TDR, WIR LDCR. printers , publication subject competitive bidding estimated cost US$25,000. , , recommended UNCTAD maximum UNOG printing facilities accordance General Assembly' decision 45/451. external printing , , explore UNOG possibility recourse printing dissemination services developing countries, prejudice quality timeliness product. Monitoring 44. , monitoring documentation production process ensure deadlines met sufficiently consistent. desirable early warning system tha problems dealt delay production process. purpose, recommended system active monitoring document production process established responsibility Intergovernmental Support Service (ISS), liaise Divisions UNOG services. Director designate documentation focal point manager responsible documentation production Division. Technical innovation 45. secretariat equipped technological means transfer documents electronicall offices. time documents production process continues based physical movement paper documents, primarily person responsible stage process give / authorization signing. , capacity sign electronically , making electronic transfer documents feasible. , , recommended secretariat continue pursue project establishing electronic documentation production chain endeavour complete 1997. TD//EX(15)/5 page 17 . Dissemination Free distribution 46. long United Nations policy publications issued primarily official , , distributed free charge Governments, intergovernmental agencies, NGOs, mass media , individual authorities subjects treated, United Nations depositary libraries. generally grounds public information ideas disseminated. years, , concern bee expressed cost implied policy widely accepted free distribution publications rationalized. 47. UNCTAD challenge ow reconcile disseminate publications widely identify reach desired target audiences, time avoidin duplication waste. approaching issue, borne mind potential readers man developing countries unable purchase sales publications rely free availability. Thi consideration applies electronic publication developing countries limited access medium, . 48. addition free distribution publications official recipients line United Nation policy, UNCTAD' Divisions maintain lists distributing publications specifically targeted - users. officially-authorized practice understandable, Divisions identify interested audience individual publications , , obtain valuable feedback. , Conference Services Division UNOG pointed UNCTAD United Nation departments Geneva, distribution publications internal mailing lists managed Divisions result duplication. UNOG requested departments mailing lists managed Distribution Sales Section. UNCTAD reluctance relinquish control internal mailing lists grounds , avy workload Section, encounter problems performing task expeditiously efficiently. situation developed divisional lists managed UNOG, managed Divisions concerned. 49. order address questions, recommended UNCTAD explore ways free publications identifiable commercial -issued sales publications. attempt reduce number free copies UNCTAD' flagship reports disadvantaging readers genuinely unable pay. author Divisions UNOG, categories readers offered discounts. addresses contained internal UNCTAD mailing lists centralized single, easily-accessible database organized subject matter / relevant categories order avoid duplication. Divisions periodically update respective components database. organized , UNCTAD' mailing lists UNOG' Distribution Sales Section, responsible mailing publications. Arrangements ensure UNCTAD' publications TD//EX(15)/5 page 18 distributed timely efficient manner, coordination Distribution Sales Section enhanced . Sales publications 50. objective attempts rationalize free distribution publications mee legitimate official publications working level maintaining potential earning revenues sales. time, noted prospect sales revenue - encouraged member States - relevant, determining factor selection materials fo publication. regard, United Nations Finance Manual states " sale publications United Nations general distribution doc uments, reports, books, periodicals, microforms published material cost Organization. sales operation intended provide profit Organization achieved adversely affecting dissemination information public." 51. publications, , suitable sale. form publication matter fo administrative decision based considerations economy estimated sales potential. issue, United Nations report (/.5/48/10) concludes arbitrary minimum sales figure established assessment number copies expected sold sufficient consideration nature publication, characteristics market publication proposed sales price. 52. Responsibility commercial dissemination United Nations publications rests Sales Marketing Section Department Public Information (DPI) York. Geneva Distribution Sales Section reports DPI. responsibility includes marketing promotion titles, liaison United Nations departments develop saleability public ations, providing user market feedback negotiation sale rights external publishers distributors. UNCTAD draw expertise, valuable commercial dimension added. suggested UNCTAD establish closer working relationship UNOG Distribution Sales Section, advantage membership -revived Geneva Working Group Publications Board. prime objective exploit undoubted potential expanding UNCTAD' readership offset production costs increased sales revenue. planning phase programme budget, author Divisions requested identify planned publications revenue potential. expertise Distribution Sales Section solicited point. Pricing marketing 53. United Nations Publications Board sought establish pricing policy conducive ensuring wide dissemination pub lications maximizing sales revenue. Prices based solely printing costs, account costs, marketing, design editing, market industry circumstances quality content publi cation, viewpoint market appeal. , United Nations publications accessible readers developing countries , flexibility built pricing policy consideration currency exchange rates elements affecting ability pay. TD//EX(15)/5 page 19 54. current methodology policies setting retail prices UNCTAD' publications, , unsatisfactory. 1996 editions WIR, TDR LDCR, , priced $45, $48 $55, , UNDP' Human Development Report 1996 priced $28.50 World Bank' World Development Report 1995 Trends Developing Countries 1995 priced $19.95 $28.95, . true differing sales figures UNCTAD' flagship reports reflect uneven sales marketing efforts, sales prices, combined effective marketing, result higher sales figures . UNCTAD , , seek greater influence pricing policy publications. 55. related aspect treatment rev enue sales publications. current policy, accrues miscellaneous income United Nations administered accordance Financial Regulations Rules. time growing recognition , markets Unite Nations publications identified publishing activities expand, resources devoted product development. Thought York possibility providing resources finance activities funded budget resources, active promotion publications , increasing dissemination improving qu ality enhance market appeal. line thinking, UNCTAD request revenue sales publications purposes. 56. marketing UNCTAD publications uneven years Divisions . Marketing responsibi lity UNOG Distribution Sales Section close consultation author departments. expected propose publications issuance sales publications, identif prospective markets propose print runs languages publications. consultation autho departments graphic designers, Section propose repackaging documents sale publications creation products, design production covers sale publications. Section monitors production distribution phases. light experience, UNCTAD fuller advantage services. , recommended pricing policy UNCTAD' sales publications reviewed UNOG Distribution Sales Section view greater account market conditions prices comparable publications. UNCTAD explore Section possibility recovering revenue sale publications purpose reinvesting publications programme. UNCTAD collaborate closely Section explore effective ways market sales publications. context, fliers order coupon widely resorted , author Divisions encouraged publicise , related UNCTAD publications sales publications. Free publications frequent periodicity, UNCTAD Guide Publications, Internet, CD-ROMs circulated developing countries, . Copies floppy disks countries access CD-ROM technology. Statistical publications ( consisting hundreds pages) increasingly disseminated CD-ROM means -line database, Internet. TD//EX(15)/5 page 20 publications identified sales potential, executive summaries systematically UNCTAD web site. summaries accompanied order forms full, printed version. -publishing 57. -publishing, United Nations enters arrangement publisher publication specific product, regarded United Nations giving material widest dissemination languages . , , inhibit officia distribution obligations Organization impair financial -sufficiency sales operation. 58. advantages -publishing manifold. increase dissemination publications considerably tapping commercial publishers’ promotional - istribution networks, commercial academic bookstores ook fairs; expenses, production costs shared external publishers; expand range languages pub lications produced, include widely spoken developing-country languages; enhance visibility organization. noted -publishing electronic publications , thi connection considerable potential CD-ROMs statistical collections , training manuals handbooks. 59. naturally disadvantages . , external publishers tend interested working profitable markets; prices higher; distinguishing presentational features publications lost; , shown experience organizations, resource implications terms staff required -house monitor activities negotiate wit external publishers. 60. UNCTAD engaged -publishing ventures, relationships external publishers ad hoc, date common policy established secretariat regard. , decision publish externally driven simply availability extrabudgetary funds time, practice regard " uying " copies receiving number free copies distribution UNCTAD varied. 61. light , recommended : Drawing expertise UNOG, UNCTAD pursue -publishing means expanding dissemination publications, reaching audiences, civil society, enhancing visibility. , seek identify publications -publishing potential early stage publications programme drawn programme budget process. UNCTAD survey -publishing arrangements entered view drawing lessons enhancing negotiating position publishers; , seek benefit experience United Nations organizations respect. pursuing -publishing, UNCTAD explore possibility establishing strategic relationship publishing houses developed developing countries view, , achieving uniformity style, enhancing quality improved copy editing, obtaining advantageous terms economies scale. TD//EX(15)/5 page 21 seeking promote -publishing, UNCTAD neglect obligations member States terms official distribution material. Academic Textbooks Review Programme 62. Academic Textbooks Review Programme run Department Public Information (DPI) York seeks encourage univer sity professors world-wide adopt relevant United Nations publications required reading curricula. Special prices established publications programme accessible students. cost mailing publications borne reviewer decides adopt publication. Details programme posted United Nations Web site publications selected review ordered therefrom. 63. sales programme increased steadily inception. UNCTAD' publications, , met limited success. 1995, "adoption", 41 copies WIR 25 copies TDR sold. WIR sold 85 copies 1996. modes performance UNCTAD' flagship reports pared United Nations titles suggests sales figure higher greater effort . recommended, , UNCTAD collaborate closely DPI explore ways expand review adoption sales publications, flagship reports. Electronic publications 64. advent Internet represents true revolution communications reshape aspects publishing. UNCTAD seek maximum interest member States world community large. , expect enhance communication existing audiences, providing documenta tion information meetings, projects activities quickly; reach audiences unattainable practica distribution difficulties costs; develop completely products specifically designed ne medium; develop means substantive interaction experts world; reduce costs. 65. time, UNCTAD bear mind number important constraints. , access developing countries ternet limited, care ensure Internet jeopardize access countries UNCTAD products. (CD-ROM technology, potentially important role play publication voluminous statistics, play crucial role helping resolve problem.) , prevailing language Internet English, ensure official languages neglected. , important ensure Internet publications accessible compatible policy enhancing sales. 66. order increase effectiveness UNCTAD Web site, recommended major effort ensure , , material site French Spanish addition English , due , technology resources permitting, official languages . UNCTAD, cooperation international organizations, pursue technical assistance activities improve connectivity poorer developing countries. TD//EX(15)/5 page 22 contents UNCTAD Web site reproduced CD-ROM periodically provide information World Wide Web access. Divisions direct responsibility authoring portions site respective purviews. UNCTAD' Information Technology Board (ITB) continue provide monitoring, coordinating peer review roles management complex site. context, important function Board ensure UNCTAD takes cognizance United Nations guidelines electronic publishing. , UNCTAD contribute evolution guidelines representation Information Systems -ordination Committee (ISCC), subsidiary body ACC, Working Group Publication Board Geneva. Assessment impact 67. regard assessment, difficult ascertain UNCTAD' publications bee received intended readership. efforts central level obtain feedback systematically successful. Traditional readership surveys previously inserted document publication , , elicited minimal response, including Governments. readership survey form UNCTAD home page Internet , , yielded negligible response . addition, readership questionnaires distributed intergovernmental meetings UNCTAD June 1995, feedback . Separately, Divisions direct contact readers, number cases numerous favourable responses publications received. situation merit author units respond feedback readership. , , prevented UNCTAD responding queries member States reader responses systematic manner publications question advance. 68. UNCTAD improve readership feedback publications. , , recommended Divisions comply United Nations administrative provisions requiring programme managers actively seek feedback publications. stipulate important publications, author department actively seek reviews technical specialized journals , , general press world. essential part monitoring - evaluation process, performance Divisions assessed extent . encourage delegations attending meetings responsive, readership survey forms distributed collected conjunction registration process. Web site assessment tool. order improve feedback, readership survey form Web site accompanied request comments. trigger -mail response location UNCTAD. year, select number publications subjected -depth scrutiny. involve identifying sample readers, sending questionnaire, ensure process yields high rate response. results TD//EX(15)/5 page 23 reported member States Working Party purpose scrutiny UNCTAD' publications policy Board. UNCTAD explore feasibility professional citation index (.. Lexis- Nexus, Journal Economic Literature, Institute Scientific Information). TD//EX(15)/5 page 24 IV. FOLLOW-UP OF RECOMMENDATIONS 69. foregoing review suggests UNCTAD' publications policy comprehensiv . characterized insufficiently coordina ted objectives endowed institutional means pursue . factors contributed situation. department United Nations Secretariat, UNCTAD subordinated centralized bodies lay monitor system-wide publications policy elated guidelines. hand, nature UNCTAD intergovernmental machinery call tailor- publications policy complying United Nations policies generally. 70. "Review UNCTAD' Publications Policy" (TD//43/CRP.4) showed, UNCTAD long valid elements publications policy place. number important respects - control volume length documentation good - UNCTAD innovative result decisions Trade Development Board Secretary-General. hand, elements sufficiently comprehensive terms coverage. detailed recommendations report seek remedy weakness give UNCTAD publications policy conforms publications policy United Nations; attains goals UNCTAD set Midrand; enhances transparency vis-à-vis member States; encourages intellectually stimulating creative environment research discussion secretariat audiences ; assimilates modern technologies order improve UNCTAD' impact outreach; cost-effective resources . 71. weakness responsibilities implementing publications policy dispersed UNCTAD secretariat largely exercised adequate coordination central oversight. response finding, recommended UNCTAD Publications Committee established assume responsibility overseeing effective implementation UNCTAD' publications policy; developing innovations. Committee chaired Deputy Secretary-General composed Directors representatives Office Secretary-General, Office Deputy Secretary-General, Programme Planning Assessment, Intergovernmental Support Services Information Technology Board. Committee initiate planning publications programme advance Programme Budget cycle. examining publications programme proposed Divisions, Committee , , seek ensure publications respect United Nations criteria, comply mandates, reflect priorities correspond real . exercise, Committee guided lessons learned feedback received proposed assessment mechanisms previous biennium. programme budget approved General Assembly, Committee interact Divisions implementation publications programme. context, Divisions expected inform Committee proposed departures publications programme advise Secretary-General . TD//EX(15)/5 page 25 1. Task Force set Secretary-General UNCTAD omposed . . Busuttil (Chairman) . . . Bonello, Ms. . Butler, Ms. . Kohler, . . MacFarquhar, . . Robertson, . . Whitley . . Igarashi (Secretary). 2. term "Divisions" refers UNCTAD' substantive -programmes covers Office Special Coordinator Developed, Land-locked Island Developing Countries. 3. paragraphs 57-61 fuller treatment -publishing. Committee liaise Geneva Working Group Publications Board UNOG Distribution Sales Section establish close working relationships . Committee responsible monitoring implementation UNCTAD measures decided York connection targeted 25 cent reduction documentation 1998. 72. report establishes UNCTAD coherent effective publications policy. recommendations report attempt provide elements policy. recommendations, , carry modest impli cations allocation resources addressed. * * * Notes NATIONS UNIES TD Conférence des Nations Unies sur le commerce le éveloppement Distr. GENERALE TD//EX(15)/5 27 mai 1997 FRANCAIS Original : ANGLAIS CONSEIL DU COMMERCE ET DU DEVELOPPEMENT Quinziè éunion directive Genève, 27 juin 1997 RAPPORT SUR LA DOCUMENTATION ET LES PUBLICATIONS Etabli par le secrétariat de la CNUCED GE.97-51068 () TD//EX(15)/5 page 2 PRINCIPES DIRECTEURS ET OBJECTIFS DE LA POLITIQUE DE PUBLICATION DE LA CNUCED La politique de publication de la CNUCED vise essentiellement à : - Servir les buts fixé par les Etats membres; - Manifester la mission de éveloppement de la CNUCED présenter les ésultats de ses travaux de recherche 'analyse, qui doivent éclairer les mutations de 'économie mondiale, aider les Etats membres à éfinir leur politique, favoriser dialogue constructif entre ceux-ci, épondre à la diversité à 'évolution de leurs besoins, avoir caractè pragmatique, guider 'action nationale faciliter 'établissement de conditions propices au commerce au éveloppement; - Contribuer à la éalisation des objectifs établis pour les publications des Nations Unies en soutenant les buts les principes de 'ONU, en concourant directement à 'écution 'une ou plusieurs activité inscrites au programme de la CNUCED, en épondant à la demande ' lectorat bien éfini en produisant des documents 'une haute tenue intellectuelle qui rehaussent le prestige de 'Organisation, sans faire double emploi avec des ouvrages éà publié disponibles; - Etayer le ébat intergouvernemental à la CNUCED contribuer ainsi à promouvoir le dialogue, le consensus la éfinition 'orientations dans les principaux domaines du programme de travail; - Offrir outil pour la mise en valeur des ressources humaines le renforcement des institutions dans le cadre du programme de coopération technique de la CNUCED, qui est axé sur le éveloppement des capacité; - Sensibiliser le public au ôle de la CNUCED dans le ébat sur le éveloppement. Pour mener à bien cette politique, la CNUCED doit 'employer à : - Assimiler les techniques modernes de faç à accroître la porté de ses publications; - Utiliser au mieux ses ressources; - éliorer la commercialisation les ventes. TD//EX(15)/5 page 3 TABLE DES MATIERES Paragraphes INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 - 3 . LE ROLE DES PUBLICATIONS LA CNUCED . . . . . . . . . . . 4 - 10 II. EVOLUTION RECENTE DES PUBLICATIONS DE LA CNUCED . . . . . . 11 - 16 III. UNE POLITIQUE DE PUBLICATION POUR LA CNUCED . . . . . . . . 17 - 68 . Conformité aux mandats planification Les mandats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 - 19 Examen des propositions concernant le programme de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 - 23 Planification de la documentation élibératoire . . . 24 Planification des principaux rapports . . . . . . . . 25 . Production Critères principes directeurs . . . . . . . . . . 26 - 27 Documentation élibératoire . . . . . . . . . . . . . 28 - 29 Autres documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Approbation de principe . . . . . . . . . . . . . . . 31 Conseil de édaction . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Attribution de droits 'auteur . . . . . . . . . . . 33 - 34 Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 - 36 Traduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 - 40 Impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 - 43 Suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Innovation technique . . . . . . . . . . . . . . . . 45 . Diffusion Diffusion gratuite . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 - 49 Publications destinées à la vente . . . . . . . . . . 50 - 52 Prix commercialisation . . . . . . . . . . . . . . 53 - 56 Copublication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 - 61 Academic Texbooks Review Programme (Programme de promotion auprè des université) . . 62 - 63 Publications électroniques . . . . . . . . . . . . . 64 - 66 Evaluation des incidences . . . . . . . . . . . . . . 67 - 68 IV. SUIVI DES RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 - 72 TD//EX(15)/5 page 4 1/ La composition de 'équipe spéciale était la suivante : . . Busuttil (président), . .. Bonello, Mme . Butler, Mme . Kohler, . . MacFarquhar, . . Robertson, . . Whitley . . Igaraschi (secrétaire). INTRODUCTION 1. sa quarante-troisiè session, en octobre 1996, le Conseil du commerce du éveloppement examiné la politique de publication de la CNUCED conformément au paragraphe 107 ) du "Partenariat pour la croissance le éveloppement", adopté par la Conférence à sa neuviè session. Il était saisi ' rapport intitulé "Examen de la politique de publication de la CNUCED" (TD//43/CRP.4), établi par le secrétariat. Celui-ci concluait certaines circonstances avaient rendu écessaire de revoir cette politique, suggérait de confier la âche à 'équipe spéciale chargé de la documentation des publications, qui avait éé créé par le Secrétaire ééral de la CNUCED dans le cadre de 'examen de 'efficacité à 'échelle du systè, en cours à 'époque 1 /. Le Conseil suivi cet avis écidé le Secrétaire ééral étudierait 'abord le rapport de 'équipe spéciale, qui devait être prê en mars 1997, puis lui ferait part de ses observations à ce sujet. 2. 'équipe spéciale donc passé en revue la politique de publication de la CNUCED, compte tenu des conclusions du rapport susmentionné (TD//43/CRP.4), des ééments éfinis par le Conseil dans ses conclusions concertées 439 (XLIII) des instructions données pour la évision de la politique éérale de publication du systè des Nations Unies. Ce dernier aspect est particulièrement important car la CNUCED fait partie intégrante de 'ONU, aussi sa politique de publication doit-elle seulement être conforme aux critères applicables dans 'ensemble du systè, mais encore contribuer à la éalisation des objectifs fixé pour les documents des Nations Unies. 'équipe spéciale également consulté les unité compétentes du secrétariat de la CNUCED, de 'Office des Nations Unies à Genève du Siège de 'ONU, ainsi les Etats membres. cet égard, des éunions ont eu lieu avec les coordonnateurs de groupes de pays, avec des groupes égionaux avec des éégations. 3. Le rapport voici présente les conclusions de 'équipe spéciale, qui ont éé approuvées par le Secrétaire ééral de la CNUCED. Il écrit 'abord le ôle des publications à la CNUCED (sect. ) certaines tendances écentes (sect. II), puis traite de la planification, de la production, de la diffusion de 'évaluation présente dans chacun de ces domaines des recommandations qui jettent les bases 'une nouvelle politique de publication (sect. III). 'équipe spéciale propose enfin de créer comité des publications au secrétariat, pour veiller à la bonne application de cette politique (sect. IV). TD//EX(15)/5 page 5 . LE ROLE DES PUBLICATIONS LA CNUCED 4. 'atout des organismes de éveloppement riches en "matiè grise" éside dans leur aptitude à lancer de nouvelles idées grâce à leurs moyens de recherche à leur expérience pratique des problèmes. Cela vaut pour la CNUCED. En menant sa mission de éveloppement depuis sa création, elle constamment prouvé sa capacité de recherche, 'innovation éorique 'analyse, 'est imposé en tant source 'idées 'initiative. 5. 'importance de ces fonctions éé éaffirmé par la Conférence à sa neuviè session. Aux termes de la éclaration de Midrand, "les travaux de recherche 'analyse de la CNUCED doivent éclairer les mutations de 'économie mondiale en ce qui concerne le commerce, 'investissement, la technologie, les services le éveloppement. Ces travaux doivent faciliter la formulation des grandes orientations dans les Etats membres 'efforçant de promouvoir le éveloppement. Ils doivent conduire à dialogue constructif entre ceux-ci en vue de tirer meilleur parti du commerce, épondre à la diversité à 'évolution de leurs besoins en matiè de éveloppement à mesure qu'ils 'intègrent dans 'économie mondiale". La Conférence également souligné les travaux de la CNUCED devraient "être pragmatiques aider à orienter les politiques nationales ainsi qu'à créer environnement propice au commerce au éveloppement". Ces principes directeurs ont éé incorporé au programme relatif à la CNUCED du plan à moyen terme de 'ONU pour la ériode 1998-2001, adopté par 'Assemblé éérale en écembre 1996. 6. Pour la CNUCED puisse contribuer utilement à la éalisation de ces objectifs, il est indispensable les ésultats de ses recherches les enseignements tiré de ses activité concrètes soient porté à la connaissance de ceux qui éterminent mettent en oeuvre la politique dans les Etats membres. 'écution de son mandat passe donc par une diffusion large efficace de 'information. 7. Tel est le ôle joué par les publications de la CNUCED, qui sont lues par trè large éventail de personnes - politiciens, parlementaires, dirigeants, universitaires, experts indépendants représentants 'ONG, des milieux 'affaires, du monde du travail des édias - dans les pays en éveloppement comme dans les pays éveloppé. 8. la CNUCED, la publication représente 'aboutissement ' assez long processus de recherche 'analyse. 'est une activité qui absorbe volume relativement faible de ressources. Les frais 'impression, par exemple, représentent environ 1,5 % de son budget total. notera aussi selon la tradition onusienne, établie en grande partie par les Etats membres, texte écrit est presque toujours le "produit" final 'une activité du secrétariat. Le travail du secrétariat est évalué 'aprè la proportion 'activité prévues qui ont éé menées à bien (produits obtenus) au cours 'une anné donné. Comme pour le Bureau des services de contrôle interne, il ' pas de produit sans cote, peut en éduire qu' produit est document écrit (publication). Il importe 'en tenir compte en étudiant la politique de publication de la CNUCED. TD//EX(15)/5 page 6 9. Il faut également bien voir qu'à 'issue de la neuviè session de la Conférence, les structures du écanisme intergouvernemental du secrétariat ont éé éées rationalisées le programme de travail éorienté en fonction des priorité des Etats membres. Ces éformes ont des épercussions importantes sur la politique de publication de la CNUCED. Il est essentiel les publications soient conformes à la nouvelle émarche adopté contribuent efficacement à 'écution du mandat de 'organisation, qui notamment pour âche de promouvoir 'intégration des pays en éveloppement dans 'économie mondiale. Par exemple, elles devraient : étayer solidement le ébat intergouvernemental à la CNUCED, contribuer ainsi au dialogue, au consensus à la éfinition 'orientations dans les grands domaines du programme de travail; mettre en lumiè les conséquences de certaines questions pour le éveloppement encourager une éflexion approfondie à ce sujet; servir 'outil pour la formation pour le renforcement des institutions dans le cadre du programme de coopération technique de la CNUCED, qui met 'accent sur 'élioration des capacité. Enfin, les publications devraient stimuler 'effort intellectuel au sein du secrétariat faire prendre conscience au public du ôle de la CNUCED dans le ébat sur le éveloppement. 10. Atteindre des objectifs aussi divers 'est pas chose aisé. La politique de publication doit être à la fois "ciblé" souple, ambitieuse éaliste. donc examiné de trè prè les écanismes, les principes directeurs les éthodes en vigueur, formulé des propositions pour les adapter aux nouveaux besoins. Ce faisant, pris ûment en considération les préoccupations des Etats membres de la CNUCED, les directives données par le Siège de 'ONU en application de ésolutions de 'Assemblé éérale, ainsi les écisions prises écemment par le Secrétaire ééral de 'Organisation. aussi étudié les possibilité de pousser loin la rationalisation, pour tirer meilleur parti des ressources qui sont limitées. TD//EX(15)/5 page 7 II. EVOLUTION RECENTE DES PUBLICATIONS DE LA CNUCED 11. Dans le budget-programme, les documents écrits sont groupé en cinq grandes catégories : ) la documentation à 'intention des organes élibérants (documentation élibératoire), constitué essentiellement de rapports de documents de base établis pour les éunions 'organes intergouvernementaux de la CNUCED pour celles 'autres organes comme 'Assemblé éérale le Conseil économique social, ainsi les documents officiels de ces éunions; ii) les publications ériodiques, qui peuvent être prescrites ou discrétionnaires - bulletins mensuels, annuaires, manuels statistiques autres, travaux de recherche ( Discussion Papers , par exemple) rapports ématiques annuels comme le Rapport sur le commerce le éveloppement , le Rapport sur 'investissement dans le monde le Rapport sur les pays les moins avancé ; iii) les publications ériodiques (ou ponctuelles), prescrites ou discrétionnaires, comprenant principalement des études, rapports ou monographies, compris les rapports de éminaires des études de cas sur certains pays; iv) les supports techniques - bases de données, logiciels, épertoires, bibliographies documents spécialisé; ) les supports 'information - bulletins, brochures, plaquettes, épliants, communiqué de presse, films, cassettes audio vidé. 12. Le volume la teneur des publications de la CNUCED ont évolué avec le temps, en fonction des circonstances en particulier des changements apporté au programme de travail. 'aprè les propositions préées au Secrétaire ééral de 'ONU pour le budget-programme de 'exercice biennal 1998-1999, la CNUCED envisage de faire paraître au total 217 publications ériodiques ou ponctuelles (avec plusieurs livraisons pour chaque publication ériodique) - contre 254 dans le budget-programme approuvé par 'Assemblé éérale pour 'exercice 1996-1997 (avant Midrand), soit une diminution de 15 % (voir le tableau ci-aprè). 13. Si ' compare le projet de budget au budget-programme 'avant Midrand, constate aussi la teneur du programme de publication changé. Le tableau donne une ventilation par sous-programme, sur la base de certaines hypothèses concernant la correspondance entre les sous-programmes antérieurs postérieurs à la neuviè session de la Conférence. 14. Pour le sous-programme 9.1 (Mondialisation éveloppement), une éduction de presque 33 % du nombre de publications est proposé, qui correspond principalement à la rationalisation de divers documents statistiques. En revanche, pour le sous-programme 9.2 (Investissement, éveloppement des entreprises technologie), prévoit une augmentation au titre des publications ériodiques. Pour le sous-programme 9.3 (Commerce international des biens services, produits de base), la éè diminution tient à une éduction du nombre de publications ponctuelles qu'il éé écidé 'inclure dans des éries ériodiques pour éliorer leur porté le contrôle de la qualité. Le total pour le sous-programme 9.4 (Infrastructure de services pour le éveloppement efficacité commerciale) demeure inchangé est relativement faible car la coopération technique occupe une place prépondérante dans ce domaine. Enfin, les publications envisagées dans le cadre du sous-programme 9.5 (Pays en éveloppement les moins avancé, pays en éveloppement sans littoral pays en éveloppement insulaires) seront beaucoup moins nombreuses qu'auparavant, en raison du ôle de coordination le Bureau du Coordonnateur, créé écemment, est appelé à jouer. TD//EX(15)/5 page 8 15. Une comparaison entre les parts en pourcentage figurant dans la derniè colonne du tableau énote aussi le changement 'orientation qu' entraîé la neuviè session de la Conférence. Pendant le prochain exercice biennal, la part des sous-programmes 9.2, 9.3 9.4 devrait augmenter dans les publications totales de la CNUCED ce qui, avec la contraction globale du volume de la documentation, représentera premier pas important sur la voie de la rationalisation. Tableau Evolution des publications de la CNUCED (parts en pourcentage entre parenthèses) Publications ériodiques Publications Total ériodiques Nombre Nombre de de éries livraisons () () () () + () Budget-programme approuvé, 1996-1997 Direction écutive administration 2 10 0 10 (4 %) Sous-programme 9.1 9 78 2 80 (31 %) Sous-programme 9.2 11 38 24 62 (24 %) Sous-programme 9.3 7 16 39 55 (22 %) Sous-programme 9.4 7 10 20 30 (12 %) Sous-programme 9.5 1 2 15 17 (7 %) Total 37 154 100 254 (100 %) Projet de budget-programme, 1998-1999 Direction écutive administration 2 4 0 4 (2 %) Sous-programme 9.1 7 37 17 54 (25 %) Sous-programme 9.2 7 27 43 70 (32 %) Sous-programme 9.3 10 41 13 54 (25 %) Sous-programme 9.4 6 18 12 30 (14 %) Sous-programme 9.5 1 2 3 5 (2 %) Total 33 129 88 217 (100 %) 16. En se fondant sur le Guide des publications de la CNUCED en 1995 , qui donne la liste une description des principaux documents parus pendant 'anné considéé, classé ces publications en fonction de leur è plutô des programmes auxquels elles se rapportent. examiné au total 233 publications, les éries de bulletins ou brochures étant comptées comme une seule publication, sans prendre en considération les rapports établis par le secrétariat en vue de éunions intergouvernementales, pour lesquels 'information était incomplète. Sur ces 233 publications, environ cinquiè (soit 49) étaient des rapports, des actes ou des comptes rendus de éunions. Les 184 autres comprenaient 10 % (18 documents) de publications destinées à la vente. compris ces dernières, de la moitié du total (128 publications) étaient des études ou des documents de fond, à peu prè cinquiè (42 documents) des épertoires, des recueils de statistiques, des analyses de 'évolution du marché, des guides, des documents 'information sur les activité de la CNUCED, . Les 11 publications restantes traitaient de questions juridiques comprenaient également trois éries (10 livraisons au total) de bulletins ou brochures. Ces chiffres montrent la CNUCED publie avant tout des études documents de fond, dont tire des analyses ou ééments utiles pour la documentation élibératoire pour la coopération technique. TD//EX(15)/5 page 9 III. UNE POLITIQUE DE PUBLICATION POUR LA CNUCED . Conformité aux mandats planification Les mandats 17. Les publications de la CNUCED sont avant tout moyen 'atteindre les objectifs fixé par les Etats membres. Le programme de publication est le ésultat de consultations entre ceux-ci le secrétariat. Dans le cadre ééral de la politique de publication de 'ONU, la CNUCED, en tant qu'auteur, est responsable de la teneur de ses documents. Elle établit son programme en fonction des mandats qui lui ont éé donné prend les dispositions budgétaires écessaires. 18. Les publications sont englobées dans le projet de budget-programme établi par le Secrétaire ééral, conformément aux ègles fixées par 'ONU pour la planification des programmes. Selon ces ègles, les mandats sont donné par les ésolutions écisions des organes intergouvernementaux. Leur spécificité varie selon les éthodes de travail de chaque organe. Dans certains cas, les publications écoulent de textes portant création 'une entité ou éfinissant 'orientation éérale de ses travaux, mais ' sont pas toujours expressément mentionnées. 19. 'est cette derniè situation qui prévaut à la CNUCED depuis la neuviè session de la Conférence, qui arrêé nouveau programme de travail pour quatre ans. Cette écision ïncidé avec la préparation, à 'échelle du systè, du plan à moyen terme pour la ériode 1998-2001, devant être examiné adopté par 'Assemblé éérale. En écembre 1996, 'Assemblé approuvé la partie du plan à moyen terme concernant la CNUCED, qui constitue texte de base pour les nouvelles activité proposées. Examen des propositions concernant le programme de publication 20. 'examen des mandats concernant les publications fait partie intégrante de la programmation à 'ONU, en vue de 'établissement de 'approbation du budget-programme. Aprè la neuviè session de la Conférence, le secrétariat ébauché pour 'exercice biennal 1998-1999 programme de publication fondé sur les directives données par la Conférence, ayant pour objet de contribuer à la mise en oeuvre de la stratégie éfinie dans le plan à moyen terme. partir de à, le Secrétaire ééral de la CNUCED, à 'invitation de la Conférence (par. 107 ) du Partenariat pour la croissance le éveloppement) préé son projet de programme de publication au Groupe de travail du plan à moyen terme du budget-programme (ci-aprè énommé "le Groupe de travail"). Compte tenu des observations formulées par les Etats membres, qui avaient notamment suggéé de faire une enquête sur les publications envisagées pour 1998-1999, le Secrétaire ééral ensuite soumis ses propositions à la Division de la planification des programmes du budget du Secrétariat de 'ONU, à York, ainsi qu'au Comité interdépartemental des publications. 21. Le texte final du projet de budget-programme préé par le Secrétaire ééral de 'ONU à 'Assemblé éérale sera examiné par le Groupe de travail à la deuxiè partie de sa vingt-neuviè session, en mai. Le Groupe de travail transmettra ses observations directement aux organes TD//EX(15)/5 page 10 2/ Le terme "divisions" ésigne ici les sous-programmes de fond de la CNUCED 'applique donc aussi au Bureau du Coordonnateur spécial pour les pays en éveloppement les moins avancé, sans littoral ou insulaires. intergouvernementaux compétents à York, à savoir : le Comité du programme de la coordination (CPC), qui étermine si le programme proposé est conforme aux textes officiels ne fait pas double emploi avec 'autres activité/publications à 'intérieur ou à 'extérieur du systè des Nations Unies; le Comité consultatif pour les questions administratives budgétaires (CCQAB), organe spécialisé de 'Assemblé éérale qui examine le niveau la épartition des ressources. Les vues de ces deux organes sont ensuite communiquées à la Cinquiè Commission de 'Assemblé éérale, qui le dernier mot. Les Etats membres de la CNUCED ont donc une nouvelle occasion 'influer sur le programme de publication pendant son examen au niveau intergouvernemental à York. 22. La liste des publications approuvées qui sera établie à 'issue de ce processus en plusieurs étapes indiquera au secrétariat de la CNUCED la voie à suivre pendant 'exercice biennal 1998-1999. Soulignons la CNUCED est le seul organisme des Nations Unies dont les propositions sont étudiées au niveau intergouvernemental à la fois à Genève à York, en sus de 'examen interne ordinaire auquel procède le Secrétariat de 'ONU au Siège. Il ne semble donc pas écessaire de modifier une procédure caractérisé par autant de transparence de rigueur. 23. 'expérience donne éanmoins à penser la ériode qui 'écoule entre le moment ù ' çoit des instructions de York pour la préparation du projet de budget-programme (ééralement en novembre) la date limite pour la présentation des propositions (fin écembre) 'est pas suffisante pour permettre une évaluation approfondie des propositions faites par les divisions 2 / concernant les publications à inclure dans le projet de budget, ni examen préliminaire par le Groupe de travail. Voici donc quelques suggestions : � La préparation du projet de budget-programme de la CNUCED, en particulier les propositions concernant les publications, devraient commencer en septembre, quelque 16 mois avant le nouvel exercice biennal. De la sorte, quand le Secrétaire ééral soumettra son projet de programme de publication au Groupe de travail avant les propositions soient communiquées à York, il pourra présenter une liste de publications issue ' processus 'examen de élection systématique qu'auparavant. Les objectifs visé seraient les suivants : agir en stricte conformité avec les directives les textes pertinents; mettre davantage 'accent sur les activité prioritaires; éviter les chevauchements; essayer de fusionner/supprimer des publications ou certains de leurs chapitres, pour tirer meilleur parti des ressources. Il conviendrait également, à ce stade, de éfinir pour chaque publication le lectorat visé, de écider dans quelles langues faire traduire le document 'arrêter les moyens de distribution . TD//EX(15)/5 page 11 �� La âche serait grandement facilité par une intensification des é de vues entre le Secrétaire ééral, le Secrétaire ééral adjoint les directeurs au sujet du programme de travail en cours de la CNUCED, afin les objectifs de la politique de publication fassent 'objet ' examen suivi. Ces é pourraient se érouler dans le cadre du Comité érieur de gestion . �� Pour faciliter 'examen du programme de publication par les Etats membres pour mettre en oeuvre le paragraphe 107 ) du texte final de Midrand - aux termes duquel le Secrétaire ééral de la CNUCED est invité à consulter le Groupe de travail le ô pour 'établissement du projet de budget-programme qu'il soumettra au Secrétaire ééral de 'ONU - le secrétariat devrait établir à 'intention des Etats membres document officieux avant les propositions soient soumises à York pour examen. Ce document devrait comprendre avant-projet du programme de travail ainsi qu'une liste de publications donnant sur chacune des données essentielles (texte portant autorisation des travaux ou autre texte justificatif, lectorat visé, langues, estimations concernant le mois/'anné de parution, nombre de pages, nombre 'exemplaires frais 'impression si ' 'adresse à imprimeur extérieur) . Planification de la documentation élibératoire 24. Quand les publications ont ç le feu vert à 'issue des étapes susmentionnées, la planification de la production peut commencer. Dans le cas de la documentation élibératoire, recourt au systè de planification le Secrétaire ééral établi par son émorandum du 25 évrier 1997 pour les éunions des organes intergouvernementaux. Ce systè permet 'étudier de modifier si écessaire, lors 'une éunion à laquelle participent tous les directeurs, le plan des documents expressément demandé par ces organes, avant qu'il soit approuvé par le Secrétaire ééral. 'il lieu, peut écider 'associer 'autres ééments du secrétariat à 'établissement ' document. Une éunion est également organisé à stade ultérieur du processus de production, à laquelle étudie les conclusions recommandations qui devraient se égager de la documentation. � Ce systè semble efficace pour atteindre les objectifs fixé en ce qui concerne la documentation élibératoire. Il 'avantage 'être souple assez simple. Il devrait donc être considéé comme éément important de la politique de publication de la CNUCED. Il est toutefois recommandé aux divisions qui sont les auteurs des documents de rechercher activement le concours intellectuel 'autres divisions, notamment en diffusant les plans les projets de documents sur Intranet. En outre, le fonctionnement du systè de planification devrait être évalué lors de 'examen à mi-parcours des ésultats de la neuviè session de la Conférence, en 1998. TD//EX(15)/5 page 12 3/ Au sujet de la copublication, voir les paragraphes 57 à 61. Planification des principaux rapports 25. Trois grands rapports de la CNUCED - le Rapport sur le commerce le éveloppement , le Rapport sur 'investissement dans le monde le Rapport sur les pays les moins avancé - constituent une importante catégorie de publications. Ils tirent chacun leur origine de circonstances trè particulières restent bien distincts les uns des autres. Une émarche structuré à 'échelle du secrétariat faciliterait échange 'idées fructueux, éviterait les chevauchements favoriserait la complémentarité la érence. En outre, ces rapports ont pris, à certains égards du moins, le caractè de documents élibératoires, en ce sens les Etats membres ont chargé le Conseil du commerce du éveloppement de les examiner. Ils sont également lus en dehors de Genève par des dirigeants, des universitaires des agents économiques. Les édias 'en font largement 'écho. Compte tenu de tous ces facteurs, il serait bon de revoir le mode 'établissement de ces rapports. trouvera ci-aprè des recommandations à ce sujet. Avant de prendre une écision éfinitive, il faudra cependant tenir compte des ésultats de 'examen des principaux rapports économiques de 'ONU, âche qui éé confié à 'Institut mondial de recherche sur 'économie du éveloppement (Université des Nations Unies) par le Comité écutif pour les affaires économiques sociales, dans le cadre de la éforme en cours à York. � collège composé des directeurs ' petit nombre de hauts fonctionnaires devrait être constitué sous la présidence du Secrétaire ééral. Il interviendrait à deux stades de 'élaboration de ces rapports : au moment du choix des èmes (dans certains cas, jusqu'à 18 mois avant la date prévue pour la parution) de 'examen des plans annoté; lors de la édaction de la présentation des projets de texte. Cette émarche collégiale pour la planification, 'établissement 'approbation des principaux rapports de la CNUCED favoriserait 'échange de renseignements la coopération entre les divisions, aiderait à faire en sorte ces rapports soient complémentaires les uns des autres de publications analogues de 'ONU, garantirait une haute qualité tout en permettant 'analyse des questions de éveloppement sous des angles différents. Elle épondrait aussi à la demande de 'Assemblé éérale qui jugé écessaire toutes les grandes publications des organismes des Nations Unies soient approuvées par comité 'examen interne. � Il est également suggéé : de revoir la longueur de ces rapports pour les rendre lisibles moins ûteux; 'étudier avec 'ONUG la possibilité de éduire les frais 'impression en lançant chaque anné des appels 'offres groupé; 'échelonner leurs dates de publication dans toute la mesure , pour accroître leur porté faciliter les efforts de promotion; 'étudier les possibilité de publication commerciale ou de copublication pour assurer une large diffusion 3 /; 'établir éseau 'universitaires le collège pourrait consulter. TD//EX(15)/5 page 13 Etablissement contrôle du programme de publication de la CNUCED La mise en oeuvre des recommandations rendrait transparents 'établissement le contrôle du programme de publication de la CNUCED. La procédure serait la suivante : - Le comité des publications (dont la création éé proposé dernièrement) approuve projet de programme de publication dans le cadre de la préparation du budget-programme biennal; - Le Groupe de travail du plan à moyen terme du budget-programme examine ce projet de faç informelle, en 'appuyant sur des renseignements étaillé concernant chaque publication envisagé; - La CNUCED soumet ses propositions pour le budget-programme, compris son programme de publication, au Secrétaire ééral de 'ONU, en tenant compte des observations du Groupe de travail; - Le Secrétaire ééral de 'ONU présente son projet de budget-programme à 'Assemblé éérale; - Le Groupe de travail examine le projet de budget-programme de 'ONU englobant les activité de la CNUCED fait part de ses vues au CPC au CCQAB; - La Cinquiè Commission examine le projet de budget-programme en prenant en considération les opinions du CPC du CCQAB, adopte une ésolution par laquelle elle approuve le budget pour 'exercice biennal considéé; - Le secrétariat cherche constamment à 'informer de 'accueil éservé à ses publications, fait chaque anné une enquête approfondie auprè des lecteurs de certains documents; - Le Conseil du commerce du éveloppement suit de trè prè la politique de publication de la CNUCED. . Production Critères principes directeurs 26. Dans le cadre ééral du processus de planification qui vient 'être écrit, la production de toutes les publications inscrites au programme approuvé devrait relever de la responsabilité exclusive des directeurs considéé. Tout 'abord, il convient de respecter les ègles de 'Organisation des Nations Unies, en vertu desquelles une publication doit : promouvoir les buts les principes de 'ONU; concourir directement à 'écution 'une ou plusieurs activité de la CNUCED inscrites au budget-programme; ne pas faire double emploi avec des documents éà publié disponibles; épondre à la demande ' lectorat bien éfini; avoir une tenue intellectuelle qui contribue au prestige de 'Organisation; être édigé dans style clair concis, adapté au lectorat visé; être établie dans les élais. TD//EX(15)/5 page 14 27. Les directeurs devraient également veiller à ce la teneur de chaque document soit conforme au mandat qui éé donné dans le programme de publication ou dans 'ordre du jour des organes intergouvernementaux ou encore dans une écision du Secrétaire ééral de la CNUCED. Toute modification du programme de publication doit être justifié par 'adoption de textes nouveaux ou par des circonstances imprévues, doit être soumise à 'approbation du Secrétaire ééral avant le é des travaux. Documentation élibératoire 28. Pour la documentation élibératoire, 'établissement en temps voulu de rapports 'une haute qualité, brefs pragmatiques, devrait être objectif prioritaire pour accroître 'efficacité du écanisme intergouvernemental de 'organisation dans son ensemble. 'est aux directeurs qu'il incombe de veiller à ce cet objectif soit atteint. 29. La préparation de la documentation pour les éunions intergouvernementales est soumise à des ègles établies par 'Assemblé éérale, par le Secrétaire ééral de 'ONU par la CNUCED elle-ê. Bien qu'elles soient claires pour la plupart impératives, ces ègles ne sont pas toujours respectées. Voici donc quelques recommandations à ce sujet : � Les directives en vigueur devraient être strictement respectées. Il doit avoir seul document par point de 'ordre du jour, celui-ci ne peut pas comporter de deux questions de fond. En outre, conformément à la écision prise écemment par le Secrétaire ééral de 'ONU, aucun document élibératoire ne doit compter de 16 pages. Quant aux documents de caractè ééral ou documents de base, ils ne devraient être établis qu'à la demande expresse 'Etats membres ne devraient pas épasser 16 pages. � Pour les documents élibératoires puissent être approuvé édité à temps, pour permettre de respecter la ègle des dix semaines concernant leur soumission la ègle des semaines concernant leur distribution aux Etats membres dans les langues officielles, ils devraient tous être soumis pour approbation 12 semaines avant le é de la éunion. Chaque document devrait commencer par ésumé se terminer par une brève indication des principales questions exigeant examen au niveau intergouvernemental. � Il convient 'encourager 'utilisation 'Internet pour la diffusion de la documentation élibératoire. En particulier, toute la documentation préalable devrait être disponible sur le site Web de la CNUCED au moins quatre semaines avant chaque éunion. Les textes adopté aux éunions devraient également être diffusé sur le site Web le ô , sous leur forme éfinitive. TD//EX(15)/5 page 15 Autres documents 30. Pour les autres types de documents, les divisions devraient chercher à faire preuve 'une grande concision, dans 'esprit de la écision prise écemment par le Secrétaire ééral de 'ONU de éduire le volume global de la documentation. Selon les ègles actuelles, une vaste catégorie de documents - comme les études rapports qui sont établis dans le cadre du programme de travail approuvé ' organe intergouvernemental, mais ne sont pas lié à une éunion particuliè, les rapports publié avec une cote de la division - ne peuvent pas compter de 32 pages, sauf 'il est impossible de traiter le sujet en respectant cette limite. Dans la pratique, celle-ci est souvent épassé respecté. Voici les recommandations formulées à ce propos : � Les divisions devraient être tenues de présenter une demande expresse ûment motivé lorsqu'elles jugent écessaire de éroger à la ègle des 32 pages. Le mieux serait cette demande soit préé au moment de 'établissement du programme de publication. � Les publications comprises dans la catégorie des "supports 'information" devraient faire 'objet de consultations entre les divisions les relations extérieures, de leur conception à leur parution. Approbation de principe 31. important objectif de la politique de publication de la CNUCED devrait être de garantir la érence des orientations de 'ensemble du secrétariat la conformité avec les directives établies. Dans son émorandum du 15 avril 1996, le Secrétaire ééral de la CNUCED confié aux directeurs de division la responsabilité premiè de 'approbation de la qualité des documents produits par leurs divisions respectives. Il en ê temps annoncé son intention de mettre en place écanisme de supervision 'approbation, placé sous 'autorité du Secrétaire ééral adjoint. Il est proposé ce qui suit : �� Ce écanisme devrait commencer de fonctionner aussitô dans le contexte de la planification des éunions intergouvernementales. Les publications visées comprendraient la documentation destiné aux organes élibérants ainsi les publications ériodiques ériodiques figurant au programme de travail, à 'exception des trois grands rapports, pour lesquels processus distinct éé proposé. Les publications à caractè technique ne seraient pas écessairement soumises à ce écanisme; elles devraient être établies sous la pleine entiè responsabilité des directeurs être conformes aux directives pertinentes de 'ONU. TD//EX(15)/5 page 16 Conseil de édaction 32. "Conseil de édaction" présidé par le Secrétaire ééral adjoint existe à la CNUCED depuis le é des années 80. Ce conseil beaucoup contribué à promouvoir les é 'idées les discussions de spécialistes, tout en offrant la possibilité aux fonctionnaires du secrétariat de publier des travaux de recherche sous leur propre nom. Il fonctionne comme une instance anonyme 'arbitrage à cette fin. Une publication typique produite sous 'égide du Conseil est la érie des Discussion Papers , qui permet de diffuser à moindre û des travaux de recherche indépendants sur large éventail de questions relevant du mandat de la CNUCED. observé une demande croissante de ces Discussion Papers de la part 'université 'établissements de recherche, dont certains ont ê sollicité la permission 'en reproduire quelques-uns. Il est recommandé : �� De préserver les fonctions essentielles du Conseil de édaction, en particulier sa fonction de promotion de ébats 'échange 'idées à travers la publication 'ouvrages tels les Discussion Papers 'organisation de éminaires. Attribution de droits 'auteur 33. Les droits 'auteur attaché aux documents de 'ONU 'étaient traditionnellement pas attribué à des fonctionnaires individuels. Cette politique reposait sur 'idé les documents étaient établis au nom de 'Organisation sous 'autorité du Secrétaire ééral, si elle avait 'avantage de la clarté de la simplicité, elle pouvait éanmoins aussi avoir effet émotivant sur les fonctionnaires, dont la contribution personnelle restait ainsi éconnue. ne pouvait 'attendre à ce qu'elle contribue à grand sens des responsabilité individuelles. la CNUCED, la politique de 'Organisation ééralement éé respecté, bien la reconnaissance des contributions individuelles de fonctionnaires û la pratique suivie dans le cas du World Investment Report . 34. En 1996, la politique de 'Organisation éé modifié dans le sens 'une grande reconnaissance des droits 'auteur. Les objectifs avoué de ce changement étaient les suivants : reconnaître les contributions intellectuelles originales; faciliter le dialogue avec les milieux universitaires spécialisé internationaux; permettre une reconnaissance approprié de la contribution du personnel; assurer aux fonctionnaires leur travail serait reconnu à sa juste valeur par leurs pairs; responsabiliser davantage le personnel; augmenter le potentiel de vente. La nouvelle politique doit 'appliquer à "la plupart des ouvrages de nature technique", mais aux documents de éunion, à la documentation 'information éérale aux documents à caractè hautement politique ou aux textes expressément destiné à exposer la politique officielle de 'ONU. Il est recommandé : �� De veiller à ce la politique de la CNUCED soit 'encourager 'attribution de droits 'auteur chaque fois dans le cadre de la nouvelle politique de 'ONU susmentionné. Une écision en la matiè devrait être prise pour chaque document au moment de 'approbation de principe. TD//EX(15)/5 page 17 Edition 35. 'édition permet de 'assurer les documents satisfont aux normes de 'ONU du point de vue de la qualité du respect des directives de édaction 'édition (contrôle de la qualité) qu'ils ne contiennent pas 'ééments inapproprié (contrôle du contenu). De , de nombreux documents devant être traduits, 'édition est ééralement considéé comme rentable, car document édité est facile, donc moins cher, à traduire. 36. Si le systè fonctionne ééralement bien, il 'en demeure pas moins nombre de problèmes : documents échappant à 'édition, ressources disponibles absence de directives actualisées. Le principal problè est de éterminer quels documents devraient être édité , en particulier, si la documentation électronique devrait être édité de la ê faç la documentation traditionnelle. La politique de 'ONU concernant le contrôle de la qualité 'édition ' pas éé modifié, devrait donc considérer tous les documents, de quelque nature ce soit, devraient continuer 'être édité. Pour ce qui est des publications électroniques, il écemment éé écidé les normes 'édition de 'ONU pour les documents imprimé devraient leur être appliquées. Toutefois, écider tous les documents doivent être édité pourrait créer une situation 'engorgement. La solution pourrait être 'appliquer différents niveaux 'édition à différentes catégories de documents. Il est donc recommandé ce qui suit : �� Tous les documents, compris les documents électroniques, publié par la CNUCED devraient être édité par la Section 'édition. �� La Section 'édition devrait assurer service rapide flexible 'édition, en particulier pour la documentation électronique. �� Dans souci de rapidité 'économie, la Section 'édition devrait fournir des directives en matiè de édaction 'édition au personnel aux consultants de la CNUCED. Traduction 37. La traduction est sujet important, qui implique à la fois une question de principe pour 'Organisation des Nations Unies la préoccupation concrète de toucher le large lectorat . De , en raison de son û élevé (1 000 dollars par page traduite dans les langues officielles), elle 'importantes incidences financières. 38. Pour ce qui est de la documentation destiné aux organes élibérants, la politique de 'ONU pose le principe de la traduction des documents dans toutes les langues officielles, la politique de la CNUCED ne peut éaffirmer ce principe. Concernant 'autres catégories de documents, les écisions à la CNUCED épendent ééralement de 'audience visé, mais la logique de ces écisions ' pas toujours éé des tranchées. Il est donc important la question de la traduction soit posé pour chaque document au moment de 'établissement préliminaire du programme de publication, en veillant à concilier la écessité 'atteindre 'audience visé avec les directives actuelles 'impératif 'économie. En ce qui concerne Internet, il faut apprécier à sa juste valeur cet instrument qui permet de toucher une TD//EX(15)/5 page 18 multitude de publics "élocalisé" pour lesquels la langue peut être obstacle beaucoup contraignant ce 'est le cas pour les milieux diplomatiques gouvernementaux ou les milieux de la recherche. 39. Des éégations ont par ailleurs évoqué la possibilité 'externaliser une partie des services de traduction, notamment dans des pays en éveloppement. 'Organisation des Nations Unies disposant de services de traduction dans ses principaux lieux 'affectation, la CNUCED doit 'adresser aux services de 'ONUG pour la traduction de ses documents. 'est 'ONUG qui écide si texte sera traduit par ses services internes ou donné à la traduction contractuelle (à 'extérieur). cet égard, il convient de rappeler les éégations sont en droit 'attendre des services de traduction de la haute qualité, raison pour laquelle 'ONU 'ésite pas à recruter à ses propres traducteurs. 40. Si la CNUCED ' pas de marge 'autonomie en matiè de traduction, elle peut toutefois influer sur la faç dont des services de traduction lui sont assuré. Il convient de mentionner dans ce contexte dans sa éclaration à la Cinquiè Commission, le 17 mars 1997, le Secrétaire ééral de 'ONU souligné la écessité de écentraliser à ù ils pouvaient être éalisé à moindres frais des travaux tels la traduction 'impression. peut égager de ce qui préède les principaux points ci-aprè : �� Toute la documentation destiné aux organes élibérants, compris les documents 'information éérale demandé par les Etats membres, doit continuer 'être traduite dans les langues officielles. �� Pour toutes les autres publications, 'est au moment de 'établissement du programme de publication, dans le contexte du budget-programme, qu'il convient de prendre la écision de faire traduire ou telle ou telle publication. Les principaux ééments à prendre en compte devraient être ) 'efficacité de la diffusion auprè du public visé, ) les contraintes financières. �� Concernant Internet, la CNUCED devrait 'efforcer, en tant qu'objectif à long terme pour autant la technologie les ressources le permettent, 'offrir service dans toutes les langues officielles. �� La CNUCED devrait encourager 'ONUG à étudier les possibilité de recourir à des services de traduction dans les pays en éveloppement chaque fois cela est , sans préjudice de la qualité des traductions de la tenue des élais. Impression 41. Les préoccupations évoquées à cet égard avaient trait au volume des tirages à la écessité 'étudier les possibilité 'externaliser une partie des travaux 'imprimerie, en particulier dans des pays en éveloppement. Concernant la question des procéé 'imprimerie de la protection de 'environnement, il éé établi tout le papier utilisé par 'ONUG était du papier fabriqué sans acide toutes les couvertures étaient fabriquées sans chlore. De , tout le papier mis au rebut est recyclé. TD//EX(15)/5 page 19 42. Le volume des tirages épend de trois facteurs, à savoir le nombre 'exemplaires requis aux fins de distribution officielle, le nombre 'exemplaires dont besoin chaque division en fonction de ses propres listes de lecteurs le nombre 'exemplaires destiné à 'information éérale. Les tirages sont éanmoins relativement modestes. En 1996, par exemple, le Rapport sur le commerce le éveloppement le World Investment Report ont éé tiré à 10 000 exemplaires chacun, le Rapport sur les pays les moins avancé à 6 500 exemplaires. 43. Pour ce qui est des services 'imprimerie, la situation est relativement analogue à celle des services de traduction en ce sens 'est 'ONUG qui écide, sur la base des principes éfinis pour le Secrétariat de 'ONU, ù document sera imprimé. ' de ces principes est , 'ONU devant disposer de ses propres services 'imprimerie pour 'impression de certaines catégories de documents (par exemple, la documentation destiné aux organes élibérants) donc financer les investissements les ûts fixes correspondants, ces services internes doivent être utilisé de faç optimale. La tendance est donc de faire appel à des imprimeurs extérieurs seulement pour des publications écessitant des techniques spéciales trop éreuses pour être assurées par les services internes, ou lorsque les élais fixé ne peuvent être tenus. Dans le cas de la CNUCED, cela vaut principalement pour le Rapport sur le commerce le éveloppement , le World Investment Report le Rapport sur les pays les moins avancé. Lorsqu'il est fait appel à des imprimeurs extérieurs, chaque publication fait 'objet ' appel 'offres si le û estimatif est érieur à 25 000 dollars .-. Il est donc recommandé : �� la CNUCED utilise au maximum les services 'impression de 'ONUG, conformément à la écision 45/451 de 'Assemblé éérale. Lorsqu'il est écessaire de faire appel à des services extérieurs, elle devrait toutefois étudier avec 'ONUG la possibilité 'avoir recours à des services 'imprimerie de diffusion dans des pays en éveloppement, sans préjudice de la qualité du produit de la tenue des élais. Suivi 44. Dans le passé, le suivi du processus de production de la documentation pour le respect des élais ' pas éé suffisamment rigoureux. Il serait souhaitable de disposer ' écanisme 'alerte de faç à pouvoir 'attaquer aux problèmes avant ceux-ci 'occasionnent des retards. Il est ainsi recommandé : �� Qu' écanisme de suivi actif du processus de production de la documentation soit mis en place sous la responsabilité du Groupe des services 'appui intergouvernemental, qui travaillerait en liaison avec les divisions de la CNUCED avec les services compétents de 'ONUG. �� chaque directeur ésigne, pour suivre la production de la documentation dans sa division, responsable de la documentation. TD//EX(15)/5 page 20 Innovation technique 45. Le secrétariat dispose ésormais des outils technologiques lui permettant de transférer par voie électronique des documents ' bureau à autre. Toutefois, la production de la documentation continue de épendre de la circulation matérielle de documents sur papier, principalement parce la personne responsable à chaque étape du processus doit donner une autorisation écrite. Il sera éanmoins bientô 'utiliser une signature électronique, ce qui permettra le transfert électronique des documents. Il est donc recommandé : � le secrétariat poursuive ses efforts pour mettre en place une chaîne électronique de production de la documentation 'ici à la fin de 1997. . Diffusion Diffusion gratuite 46. La politique traditionnelle de 'ONU étant les publications sont principalement destinées à des usages officiels, celles-ci sont distribuées gratuitement aux gouvernements, aux organismes intergouvernementaux, aux ONG, aux édias, aux autorité ayant compétence sur les sujets traité aux bibliothèques épositaires des ouvrages des Nations Unies. Elles sont également mises à la disposition du public, qui le droit de savoir ce qui se dit se fait en son nom 'utiliser 'information les idées ainsi diffusées. Ces dernières années, le û 'une telle politique toutefois suscité quelques préoccupations, il est ésormais largement admis qu'il faut rationaliser la diffusion gratuite des publications. 47. Pour la CNUCED, il 'agit de concilier la écessité de donner à ses publications une diffusion aussi large avec celle 'identifier 'atteindre les publics souhaité, tout en évitant les chevauchements les gaspillages. cet égard, il convient de ne pas oublier les lecteurs potentiels dans de nombreux pays en éveloppement 'ont pas les moyens 'acheter les publications comptent donc sur leur gratuité. Cela vaut aussi pour les publications électroniques, de nombreux pays en éveloppement 'ayant qu' accè limité, dans le meilleur des cas, aux moyens électroniques 'information. 48. Outre la diffusion gratuite des publications conformément à la politique de 'ONU, les divisions de la CNUCED tiennent à jour des listes de distribution leur permettant de diffuser leurs publications auprè 'utilisateurs spécifiques. Cette pratique officiellement autorisé est compréhensible, car les divisions sont les mieux placées pour savoir quelle audience peut être intéressé par telle ou telle publication, aussi souvent obtenir une information utile concernant 'accueil éservé à leurs publications. Toutefois, comme la Division des services de conférence de 'ONUG en écemment fait la remarque à la CNUCED à 'autres épartements de 'ONU à Genève, la diffusion au moyen de listes internes de distribution éées par les divisions peut occasionner des chevauchements des gaspillages. 'ONUG donc demandé à tous les épartements de confier la gestion de leurs listes de distribution à la Section de la distribution des TD//EX(15)/5 page 21 ventes. La CNUCED manifesté une certaine éticence, estimant qu'une lourde charge de travail risquait 'empêcher cette section de 'acquitter avec efficacité rapidité de sa âche. La situation aujourd'hui est certaines listes sont éées par 'ONUG, 'autres par les divisions compétentes de la CNUCED. 49. Concernant ces questions, il est recommandé ce qui suit : �� La CNUCED devrait étudier de quelle faç des publications gratuites présentant une valeur commerciale pourraient être éimprimées en tant publications destinées à la vente. �� Il faudrait 'efforcer de éduire le nombre 'exemplaires des trois principaux rapports de la CNUCED distribué gratuitement, sans éser pour autant les lecteurs qui 'ont éritablement pas les moyens 'en acquitter le prix. Les divisions compétentes 'ONUG pourraient envisager 'accorder des remises à certaines catégories de lecteurs. �� Toutes les adresses composant les listes internes de distribution de la CNUCED devraient être centralisées en une seule unique base de données, 'accè facile, organisé par sujet ou en fonction 'autres ééments 'information, afin 'éviter les chevauchements. Les divisions devraient ériodiquement mettre à jour les informations qui les concernent. �� Une fois organisées de cette faç, les listes de distribution de la CNUCED devraient être remises à la Section de la distribution des ventes de 'ONUG, qui serait responsable de 'ensemble de la distribution des publications. Des dispositions devraient être prises pour les publications de la CNUCED soient distribuées de faç efficace dans les élais voulus, la coordination avec la Section de la distribution des ventes devrait à cette fin être renforcé. Publications destinées à la vente 50. Le souci de rationaliser la diffusion gratuite des publications devrait viser à épondre aux besoins égitimes officiels en la matiè, tout en préservant potentiel de recettes de vente. Dans le ê temps, il convient de noter la perspective de telles recettes - souvent encouragées par les Etats membres - ne devrait pas, en épit de son intéê, jouer ôle éterminant dans la élection des documents destiné à être publié. cet égard, le manuel financier de 'ONU (United Nations Finance Manual) dispose "par la vente de publications, 'Organisation des Nations Unies assure, sans ûts pour elle, la diffusion éérale des documents, rapports, livres, ériodiques, microformes autres documents publié. 'opération de vente dans son ensemble doit se solder par profit pour 'Organisation, à condition cela ne porte pas atteinte à la diffusion de 'information". 51. Il faut en outre considérer les publications ne se prêtent pas toutes à la vente. Les modalité de publication épendent 'une écision administrative reposant sur des considérations 'économie sur une TD//EX(15)/5 page 22 estimation du potentiel de vente. Sur ce point, la conclusion ' écent rapport de 'ONU (/.5/48/10) est qu'il ne faut pas fixer de faç arbitraire seuil minimal de ventes 'est en tenant compte de la nature de la publication, des caractéristiques du marché auquel elle 'adresse du prix de vente proposé qu'il faut juger si le nombre 'exemplaires ' peut compter vendre est suffisant. 52. La diffusion commerciale des publications des Nations Unies est assuré par la Section des ventes de la commercialisation du épartement de 'information à York. La Section de la distribution des ventes de Genève épend de ce dernier. Les fonctions de ces deux sections comprennent la commercialisation la promotion des titres, la coordination avec les épartements de 'ONU en vue 'encourager le caractè commercial des publications, 'établissement 'analyses 'indices de satisfaction des utilisateurs, la égociation la cession de droits à des éditeurs distributeurs extérieurs. Pour la CNUCED puisse exploiter ces compétences, auxquelles écemment éé ajouté une précieuse dimension commerciale, il est suggéé ce qui suit : �� La CNUCED devrait nouer des relations de travail étroites avec la Section de la distribution des ventes de 'ONUG, en profitant de ce qu'elle est membre du Groupe de travail de Genève du Comité des publications, qui écemment repris ses travaux. objectif primordial devrait être 'exploiter le potentiel 'expansion du lectorat de la CNUCED de 'efforcer de couvrir les ûts de production par accroissement des recettes provenant des ventes. �� Au cours de la phase de planification du budget-programme, il conviendrait de demander aux divisions 'identifier parmi leurs publications envisagées celles qui semblent présenter potentiel de vente. Il conviendrait de solliciter à cet égard les compétences de la Section de la distribution des ventes. Prix commercialisation 53. Le Comité des publications de 'ONU 'efforce de éfinir une politique de prix encourageant une large diffusion des publications tout en optimisant les recettes provenant des ventes. Les prix sont établis en fonction des ûts 'impression, mais aussi 'autres frais - commercialisation, conception, édition -, de considérations liées au marché à 'industrie, ainsi de la qualité du contenu des publications du point de vue de 'intéê commercial. De , pour les publications des Nations Unies soient davantage accessibles aux lecteurs dans les pays en éveloppement, la politique de prix est suffisamment flexible pour tenir compte des taux de change 'autres ééments influant sur le pouvoir 'achat de ces lecteurs. 54. La éthode les politiques actuellement appliquées pour fixer les prix de vente au étail des publications de la CNUCED apparaissent toutefois peu satisfaisantes. Les livraisons de 1996 du World Investment Report , du Rapport sur le commerce le éveloppement du Rapport sur les pays les moins avancé , par exemple, étaient respectivement vendues 45 dollars, 48 dollars 55 dollars, tandis le Rapport sur le éveloppement humain du PNUD de 1996 TD//EX(15)/5 page 23 était vendu 28,50 dollars, le Rapport sur le éveloppement dans le monde de 1995 de la Banque mondiale, 19,95 dollars le rapport Trends Developing Countries de 1995, aussi de la Banque mondiale, 28,95 dollars. Si les différences de volumes de vente des grands rapports de la CNUCED 'expliquent sans doute par des efforts égaux en matiè de vente de commercialisation, des prix modéé une promotion efficace auront probablement pour effet de redresser 'ensemble des ventes. La CNUCED devrait donc 'efforcer 'avoir une grande influence sur la politique de prix de ses publications. 55. autre aspect concerne les recettes provenant des publications destinées à la vente. Actuellement, ces recettes entrent dans les recettes accessoires de 'ONU sont éées conformément au èglement financier aux ègles de gestion financiè. Dans le ê temps, il est de en reconnu 'existence de nouveaux marché potentiels pour les publications des Nations Unies 'expansion des activité de publication font davantage de ressources devraient être consacrées à la conception à la valorisation des produits. étudie ésormais à York la possibilité 'affecter des ressources au financement 'activité - promotion dynamique, élargissement de la diffusion, élioration de la qualité des publications pour en renforcer 'attrait commercial - dont il 'est pas prévu qu'elles soient financées sur les ressources budgétaires disponibles. La CNUCED pourrait demander les recettes provenant de la vente de ses publications soient utilisées de cette faç. 56. La commercialisation des publications de la CNUCED éé égale dans le temps selon les divisions. Elle relève de la responsabilité de la Section de la distribution des ventes de 'ONUG, en étroite consultation avec les épartements auteurs. La Section doit proposer choix de publications pouvant être mises en vente, identifier les marché potentiels faire des propositions concernant les tirages les langues de publication. En consultation avec les épartements 'origine des graphistes, elle peut aussi proposer le reconditionnement de documents en tant publications destinées à la vente ou la création de nouveaux produits, ainsi la conception la production de couvertures pour les ouvrages mis en vente. Elle supervise enfin la production la distribution. La CNUCED doit profiter davantage par le passé de ces services. Il est donc recommandé ce qui suit : �� Il faudrait revoir, avec la Section de la distribution des ventes de 'ONUG, la politique de prix des publications de la CNUCED destinées à la vente, afin de tenir davantage compte des conditions du marché des prix de publications comparables. �� La CNUCED devrait étudier avec la Section la possibilité de éinvestir dans son programme de publication une partie des recettes provenant de la vente de ses publications. �� La CNUCED devrait étudier, en collaboration étroite avec la Section, des moyens efficaces de commercialiser ses publications destinées à la vente. Dans ce contexte, il faudrait avoir davantage recours à des prospectus avec bon de commande, les divisions auteurs devraient être encouragées à faire, dans leurs propres publications destinées à la vente, de la publicité pour 'autres publications de la CNUCED. TD//EX(15)/5 page 24 �� Des publications gratuites paraissant fréquemment, telles le Guide des publications de la CNUCED, devraient être disponibles sur Internet, ou sur CD-ROM pour diffusion dans les pays en éveloppement, en particulier. Des exemplaires devraient être disponibles sur disquettes à 'intention des pays 'ayant pas accè à la technologie des CD-ROM. �� Les publications statistiques (qui comportent souvent plusieurs centaines de pages) devraient de en être diffusées sur CD-ROM ou au moyen 'une base de données en ligne Internet. �� Des ésumé des publications jugées présenter potentiel de vente devraient systématiquement être proposé sur le site Internet de la CNUCED, accompagné de bulletins de commande pour la version intégrale, imprimé. Copublication 57. La copublication, selon laquelle 'ONU passe accord avec éditeur commercial pour la publication ' produit précis, est ' des moyens 'obtenir pour ouvrage la large diffusion dans aussi grand nombre de langues . Elle ne doit toutefois pas nuire aux obligations de 'Organisation en matiè de distribution officielle ou à la rentabilité financiè de son activité de vente. 58. La copublication présente de multiples avantages : accroissement considérable de la diffusion des publications grâce aux techniques de promotion aux éseaux de diffusion des éditeurs commerciaux - par exemple, librairies commerciales universitaires, foires, salons; limitation des épenses, puisque les ûts de production sont partagé avec les éditeurs commerciaux; grand nombre de langues dans lesquelles les publications peuvent être produites, 'agissant par exemple de langues largement utilisées dans des pays en éveloppement; grande notoriéé de 'Organisation. Il faut ajouter la copublication est aussi valable pour des publications électroniques, il semblerait qu'il ait à cet égard potentiel considérable pour la présentation sur CD-ROM de éries statistiques, de manuels de formation de guides. 59. Il naturellement aussi des inconvénients. Par exemple, les éditeurs commerciaux ont tendance à ne 'intéresser qu'aux marché les rentables; les prix peuvent être élevé; les caractéristiques spécifiques de présentation de certaines publications peuvent parfois être gommées; , comme le montre 'expérience 'autres organisations, il des incidences sur les ressources, 'agissant notamment du personnel qui doit surveiller les activité égocier les contrats avec les éditeurs commerciaux. 60. En matiè de copublication, la CNUCED ' eu des relations épisodiques avec des éditeurs commerciaux, aucune politique commune ' à ce jour éé éfinie au secrétariat en la matiè. Par exemple, la écision de faire appel à des services extérieurs parfois éé simplement motivé par 'existence de ressources extrabudgétaires à moment donné, la pratique concernant les "retours" ou la mise à disposition ' nombre 'exemplaires gratuits pour diffusion par la CNUCED ' pas éé uniforme. TD//EX(15)/5 page 25 61. Dans ces conditions, il est recommandé ce qui suit : �� En exploitant les compétences disponibles à 'ONUG, la CNUCED devrait poursuivre des activité de copublication afin 'élargir la diffusion de ses publications, de toucher de nouveaux lecteurs, en particulier dans la sociéé civile, 'accroître sa notoriéé. cette fin, elle devrait 'efforcer 'identifier les publications se prêtant à une copublication aux premiers stades de 'élaboration du programme de publication dans le cadre de 'établissement du budget-programme. �� La CNUCED devrait passer en revue les accords de copublication souscrits par le passé afin 'en tirer des leçons de renforcer sa position de égociation vis-à-vis 'éditeurs commerciaux; dans le ê ordre 'idées, elle devrait 'efforcer de tirer profit de 'expérience 'autres organismes des Nations Unies à cet égard. �� La CNUCED devrait étudier la possibilité de nouer des relations stratégiques avec des maisons 'édition dans les pays éveloppé dans les pays en éveloppement en vue, par exemple, de parvenir à une écessaire uniformité de style, 'accroître la qualité par une meilleure préparation des manuscrits, 'obtenir des conditions avantageuses par des économies 'échelle. �� Tout en 'efforçant de promouvoir la copublication, la CNUCED ne doit pas égliger ses obligations vis-à-vis des Etats membres pour ce qui est de la distribution officielle de sa documentation. Academic Texbooks Review Programme (Programme de promotion auprè des université) 62. Ce programme du épartement de 'information de 'ONU, à York, vise à encourager des professeurs universitaires dans le monde entier à intégrer des publications des Nations Unies dans leurs programmes de cours. Les publications inscrites à ce programme sont vendues à des prix spéciaux de faç à en faciliter 'accè aux étudiants. Les professeurs intéressé commandent exemplaire pour examen écident ensuite 'adopter ou 'ouvrage. Des renseignements étaillé sur ce programme sont disponibles sur le site Internet de 'ONU, à partir duquel les publications électionnées pour examen peuvent être directement commandées. 63. Les ventes globales au titre de ce programme ont égulièrement augmenté depuis sa création. Les publications de la CNUCED 'ont toutefois rencontré qu' faible succè. Par exemple, en 1995, 41 exemplaires du World Investment Report (mais 85 exemplaires en 1996) 25 exemplaires du Rapport sur le commerce le éveloppement seulement ont ainsi éé vendus. Ces modestes ésultats des principaux rapports de la CNUCED comparé à ceux 'autres rapports des Nations Unies donnent à penser les ventes pourraient être beaucoup fortes si ' 'en donnait les moyens. Il est donc recommandé � la CNUCED collabore étroitement avec le épartement de 'information de 'ONU pour étudier les moyens de promouvoir 'examen 'adoption de ses publications destinées à la vente, en particulier de ses principaux rapports. TD//EX(15)/5 page 26 Publications électroniques 64. La création du éseau Internet marque une éritable évolution des communications, qui bouleversera aussi probablement de nombreux aspects de 'édition. La CNUCED doit 'efforcer 'utiliser au mieux ce éseau dans 'intéê de ses Etats membres de la communauté mondiale dans son ensemble. Elle peut en particulier espérer éliorer sa communication avec ses interlocuteurs traditionnels, par exemple en fournissant rapidement la documentation 'information relatives à ses éunions, ses projets autres activité, toucher de nouveaux publics des obstacles matériels les ûts de distribution plaçaient jusque-à hors de porté, évelopper des produits entièrement nouveaux spécifiquement adapté aux nouveaux instruments de communication, concevoir de nouvelles modalité 'interaction avec des experts dans le monde entier, éduire ses ûts. 65. La CNUCED doit éanmoins tenir compte ' nombre de contraintes importantes. Premièrement, de nombreux pays en éveloppement 'ont encore qu' accè limité à Internet, de sorte qu'il faudra veiller à ce 'exploitation 'Internet ne compromette pas 'accè de ces pays aux produits de la CNUCED. (La technologie des CD-ROM, outre le ôle potentiellement important qu'elle pourrait jouer dans la diffusion de statistiques volumineuses, pourrait beaucoup contribuer à ésoudre ce problè.) Deuxièmement, la langue dominante sur Internet étant 'anglais, il faut veiller à ce les autres langues officielles ne soient pas égligées. Troisièmement, 'utilisation 'Internet pour rendre les publications directement accessibles doit être compatible avec la politique de dynamisation des ventes. 66. Pour une grande efficacité du site Web de la CNUCED, il est recommandé ce qui suit : � important effort devrait être fait pour la majorité, sinon la totalité, de la documentation proposé sur le site soit disponible en français en espagnol, outre 'anglais, , en temps opportun pour autant la technologie les ressources le permettent, aussi dans les autres langues officielles. � En coopération avec 'autres organisations internationales, la CNUCED devrait éaliser des activité 'assistance technique visant à éliorer la connectabilité dans les pays en éveloppement les pauvres. � Le contenu du site Web de la CNUCED devrait être ériodiquement reproduit sur CD-ROM à 'intention de ceux qui ne disposent pas 'accè au World Wide Web. � Les divisions de la CNUCED devraient être directement responsables de la conception des ééments relevant de leurs compétences respectives. TD//EX(15)/5 page 27 � Le Conseil des technologies de 'information de la CNUCED devrait continuer 'assurer le suivi, la coordination 'examen critique collégial écessaires à la gestion ' site complexe. Dans ce contexte, il devra veiller à la diffusion, à la CNUCED, des directives de 'ONU concernant 'édition électronique. Par ailleurs, la CNUCED devrait contribuer à 'évolution de ces directives dans le cadre de sa participation au Comité de coordination des systèmes 'information (CCSI), organe subsidiaire du CAC, au Groupe de travail à Genève du Comité des publications. Evaluation des incidences 67. Il est difficile 'apprécier 'accueil dont ont pu ééficier les publications de la CNUCED auprè des lecteurs visé. Les efforts éployé par le passé à Genève pour obtenir une information systématique sur le degré de satisfaction des lecteurs 'ont guè éé couronné de succè. Les questionnaires traditionnels inséé dans chaque document chaque publication 'ont malheureusement suscité peu de éactions, compris de la part des gouvernements. formulaire 'enquête éé placé sur la page 'accueil du site Internet de la CNUCED, sans beaucoup de ésultats jusque-à, tout comme les questionnaires distribué à chaque éunion intergouvernementale de la CNUCED depuis juin 1995. Individuellement, les divisions ont souvent éé en contact direct avec des lecteurs, dans nombre de cas de nombreuses éactions favorables ont éé enregistrées. De tels contacts permettent aux services qui ont établi document de éagir directement à 'appréciation des lecteurs. Il en ésulte toutefois la CNUCED ne peut épondre de faç systématique aux questions posées par les Etats membres concernant 'appréciation des lecteurs; elle ne peut donner une information sur telle ou telle publication si la demande lui en est faite suffisamment à 'avance. 68. La CNUCED doit manifestement éliorer son évaluation de 'appréciation portent les lecteurs sur ses publications. Il est donc recommandé ce qui suit : � Les divisions devraient observer les dispositions administratives de 'ONU ù il est demandé aux directeurs de programme de prendre des mesures pour recueillir les éactions suscitent leurs publications. Ces dispositions stipulent pour toutes les publications importantes, le épartement responsable devrait 'attacher à recueillir les critiques publiées dans des revues techniques ou spécialisées , le cas échéant, dans la presse ééraliste dans le monde entier. Cela devrait être éément essentiel du processus de suivi 'auto-évaluation, 'efficacité des divisions devrait être évalué en fonction de ce travail. � Pour obtenir davantage de éactions de la part des éégations participant aux éunions, pourrait demander aux participants de remplir questionnaire au moment de leur inscription. TD//EX(15)/5 page 28 � Le site Web devrait servir 'instrument 'évaluation. Pour une meilleure information du secrétariat, le questionnaire figurant sur ce site devrait être accompagné 'une demande de commentaires à adresser par courrier électronique à la CNUCED. � Chaque anné, nombre de publications devraient faire 'objet ' examen approfondi. Il 'agirait de éfinir échantillon de lecteurs auxquels serait envoyé questionnaire, des mesures de suivi devraient être prises pour obtenir taux de éponses élevé. Les ésultats seraient communiqué aux Etats membres à 'occasion des sessions du Groupe de travail pourraient servir à 'examen par le Conseil de la politique de publication de la CNUCED. � La CNUCED devrait étudier la possibilité 'utiliser index spécialisé de citations (par exemple, Lexis-Nexus, Journal Economic Literature, Institute Scientific Information). IV. SUIVI DES RECOMMANDATIONS 69. 'analyse qui vient 'être faite montre la politique de publication de la CNUCED ' pas éé assez éthodique. Elle 'est souvent caractérisé par des objectifs insuffisamment coordonné ' pas éé doté des moyens institutionnels écessaires à la éalisation de ces objectifs. Plusieurs facteurs ont contribué à cette situation. En tant épartement du Secrétariat de 'ONU, la CNUCED est subordonné aux organes centralisé qui éfinissent la politique de publication à 'échelle du systè les directives correspondantes en surveillent 'application. ' autre ôé, la nature de la CNUCED son écanisme intergouvernemental appellent une politique de publication qui soit spécifique, tout en restant conforme aux politiques éérales de 'ONU. 70. Comme 'examen de la politique de publication de la CNUCED (doc. TD//43/CRP.4) le montre amplement, la CNUCED maîtrise depuis longtemps plusieurs ééments 'une bonne politique de publication. Sur nombre 'aspects importants - le contrôle du volume de la longueur de la documentation en est bon exemple - elle su se montrer relativement novatrice en application de écisions prises par le Conseil du commerce du éveloppement par le Secrétaire ééral. La situation 'est toutefois pas entièrement satisfaisante. Les recommandations étaillées avancées dans le pré rapport visent à remédier aux carences constatées à doter la CNUCED 'une politique de publication qui soit conforme à la politique de publication de 'ONU, qui contribue à la éalisation des objectifs la CNUCED 'est elle-ê fixé à Midrand, qui renforce la transparence vis-à-vis des Etats membres, qui contribue à environnement intellectuellement stimulant créatif pour la recherche 'analyse à la fois au sein du secrétariat entre celui-ci divers interlocuteurs extérieurs, qui intègre les technologies modernes afin de renforcer 'impact 'audience de la CNUCED, qui favorise une utilisation optimale des ressources. TD//EX(15)/5 page 29 71. Une autre faiblesse est les responsabilité relatives à 'application de la politique de publication sont dispersées au sein du secrétariat de la CNUCED, sans coordination approprié ni supervision centralisé. Il est donc recommandé ce qui suit : � Il conviendrait 'instituer Comité des publications de la CNUCED, qui serait globalement chargé de superviser 'application de la politique de publication de la CNUCED, ainsi 'encourager 'innovation. � Ce comité serait présidé par le Secrétaire ééral adjoint serait composé des directeurs de division de représentants du Cabinet du Secrétaire ééral, du Cabinet du Secrétaire ééral adjoint, du Service de la planification de 'évaluation des programmes, du Groupe des services 'appui intergouvernemental du Conseil des technologies de 'information. � Le Comité commencerait de planifier le programme de publication bien avant le é du cycle du budget-programme. En examinant le programme de publication proposé par les divisions, il veillerait en particulier à ce les publications soient conformes aux critères de 'ONU, respectent les mandats, reflètent les priorité correspondent aux besoins éels. Pour ce faire, il 'appuierait sur 'information recueillie au cours de 'exercice biennal préédent au moyen des écanismes 'évaluation proposé. � Une fois le budget-programme approuvé par 'Assemblé éérale, le Comité suivrait, en collaboration avec les divisions, 'application du programme de publication. Dans ce contexte, les divisions devraient informer le Comité de toute modification proposé par rapport au programme initial, de faç qu'il puisse conseiller en conséquence le Secrétaire ééral. � Le Comité travaillerait en liaison étroite avec le Groupe de travail à Genève du Comité des publications avec la Section de la distribution des ventes de 'ONUG. � Le Comité serait chargé de suivre 'application à la CNUCED des mesures écidées à York pour atteindre 'objectif 'une éduction de 25 % de la documentation 'ici à la fin de 1998. 72. Le pré rapport fait ressortir la écessité pour la CNUCED 'appliquer une politique de publication érente efficace. Les recommandations préées ici visent à éfinir les ééments indispensables 'une telle politique. Elles peuvent aussi comporter quelques modestes incidences sur la épartition des ressources, qui devront être ûment examinées. ----- TD Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio Desarrollo NACIONES UNIDAS Distr. GENERAL TD//EX(15)/5 27 de mayo de 1997 ESPAÑOL Original: INGLES JUNTA DE COMERCIO DESARROLLO 15ª reunió ejecutiva Ginebra, 27 de junio de 1997 INFORME SOBRE DOCUMENTACION PUBLICACIONES Informe de la secretarí de la UNCTAD GE.97-51070 () TD//EX(15)/5 ágina 2 Principios orientadores objetivos de la política de publicaciones de la UNCTAD Los principios fundamentales de la política de publicaciones de la UNCTAD son los siguientes: - Facilitar medio para alcanzar los objetivos de los Estados miembros de la UNCTAD. - Expresar la misió en la esfera de la UNCTAD del desarrollo su labor analítica de investigació en materia de política, tienen ilustrar los cambios registrados en la economí mundial, facilitar la formulació de la política de los Estados miembros, conducir diálogo constructivo entre los Estados miembros en cuestiones de política, responder necesidades diferentes variables en materia de desarrollo, orientarse hacia la acció proporcionar orientaciones sobre las políticas nacionales sobre entorno propicio al comercio el desarrollo. - Contribuir los objetivos establecidos por las publicaciones de las Naciones Unidas fomentando los propósitos principios de las Naciones Unidas; contribuyendo directamente la realizació de una á actividades del programa de la UNCTAD; atendiendo la demanda concreta de conjunto de lectores al se destinan claramente esas publicaciones; alcanzando nivel intelectual acredite las Naciones Unidas; duplicando de forma sustancial publicaciones ya existentes ácilmente disponibles. - Apoyar á fondo el debate intergubernamental en la UNCTAD contribuyendo í al proceso de diálogo, establecimiento de consenso formulació de políticas sobre las principales cuestiones abarcadas por el programa de trabajo. - Proporcionar instrumento para el desarrollo institucional de los recursos humanos arreglo al impulso de creació de capacidad supone el programa de cooperació écnica de la UNCTAD. - Concienciar al úblico sobre la funció de la UNCTAD en el debate sobre el desarrollo. En la aplicació de su política de publicaciones la UNCTAD deberí intentar lo siguiente: - Asimilar las tecnologí modernas para mejorar su impacto alcance. - Utilizar los recursos de la manera á rentable. - Aumentar la comercializació las ventas. TD//EX(15)/5 ágina 3 INDICE árrafos ágina INTRODUCCION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 - 3 5 . FUNCION DE LAS PUBLICACIONES DE LA UNCTAD . . . . . 4 - 10 6 II. TENDENCIAS RECIENTES DE LAS PUBLICACIONES DE LA UNCTAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 - 16 8 III. UNA POLITICA DE PUBLICACIONES DE LA UNCTAD . . . . 17 - 68 10 . Cumplimiento de los mandatos fase de planificació . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 - 25 10 Disposiciones de los mandatos . . . . . . . . . 17 - 19 10 Examen de las propuestas del programa de publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 - 23 11 Planificació de la documentació parlamentaria 24 13 Planificació de los informes principales . . . 25 14 . Producció . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 - 45 16 Criterios directrices . . . . . . . . . . . . 26 - 27 16 Documentació parlamentaria . . . . . . . . . . 28 - 29 16 Documentació parlamentaria . . . . . . . . 30 17 La utilizació de políticas . . . . . . . . . . 31 17 Junta editorial . . . . . . . . . . . . . . . . 32 18 Atribució de autorí . . . . . . . . . . . . . 33 - 34 18 Edició . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 - 36 19 Traducció . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 - 40 19 Impresió . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 - 43 21 Supervisió . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 21 Innovació écnica . . . . . . . . . . . . . . 45 22 . Difusió . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 - 68 22 Distribució gratuita . . . . . . . . . . . . . 46 - 49 22 Publicaciones para la venta . . . . . . . . . . 50 - 52 24 TD//EX(15)/5 ágina 4 INDICE ( continuació ) árrafos ágina III. . (continuació ) Fijació de precios comercializació . . . . 53 - 56 25 Copublicació . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 - 61 26 Programa de examen de libros de texto académicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 - 63 28 Publicaciones electrónicas . . . . . . . . . . 64 - 66 28 Evaluació de los resultados . . . . . . . . . 67 - 68 29 IV. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES . . . . . . . . 69 - 72 31 TD//EX(15)/5 ágina 5 INTRODUCCION 1. En su 43º íodo de sesiones, celebrado en octubre de 1996, la Junta de Comercio Desarrollo examinó la política de publicaciones de la UNCTAD de conformidad el apartado ) del árrafo 107 de "Una asociació para el crecimiento el desarrollo", aprobado por la Conferencia en su noveno íodo de sesiones. En esta ocasió la Junta tuvo ante í informe de la secretarí, titulado "Examen de la política de publicaciones de la UNCTAD" (TD//43/CRP.4). Dicho documento llegó la conclusió de diversas circunstancias habí hecho necesario revisar la política de publicaciones de la UNCTAD sugirió esa revisió la llevara cabo el Grupo Especial sobre Documentació Publicaciones creado por el Secretario General de la UNCTAD en el contexto del examen de la eficiencia de las Naciones Unidas en conjunto entonces se estaba llevando cabo . La Junta hizo suyo este1 enfoque acordó el Secretario General examinara primero el informe del Grupo Especial, debí finalizarse en marzo de 1997, posteriormente informase la Junta. 2. De conformidad esa decisió, el Grupo Especial ha revisado la política de publicaciones de la UNCTAD para lo cual ha buscado orientació en las conclusiones alcanzadas en el informe antes mencionado (TD//43/CRP.4), en los factores determinados por la Junta en su conclusió convenida 439 (XLIII) en las instrucciones impartidas como parte del examen en curso de la política de publicaciones de las Naciones Unidas. Esto último constituye en especial factor importante ya la UNCTAD forma parte de las Naciones Unidas por lo tanto sus publicaciones tienen ajustarse únicamente los criterios se aplican en todo el sistema sino tambié contribuir los objetivos establecidos para las publicaciones de las Naciones Unidas. Asimismo, el Grupo Especial tambié celebró consultas las entidades pertinentes de la secretarí de la UNCTAD, la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra la Sede de las Naciones Unidas, í como Estados miembros. En este contexto se celebraron reuniones los coordinadores de las agrupaciones de países los diversos grupos regionales delegaciones. 3. En el presente informe figuran las conclusiones del Grupo Especial, ha hecho suyas el Secretario General de la UNCTAD. En primer lugar, se explica la funció de las publicaciones de la UNCTAD (cap. ) se describen algunas tendencias recientes (cap. II). Despué, se examinan las fases de planificació, producció, difusió evaluació se formulan recomendaciones en cada una de esas esferas constituyen los elementos ásicos de una nueva política de publicaciones (cap. III). El informe termina una propuesta encaminada establecer comité de publicaciones de la secretarí para supervisar la aplicació efectiva de la política en esta esfera (cap. IV). TD//EX(15)/5 ágina 6 . FUNCION DE LAS PUBLICACIONES DE LA UNCTAD 4. El valor ñadido aportan los conocimientos de las instituciones para el desarrollo se deriva de su capacidad de producir nuevas ideas mediante su capacidad de investigació la experiencia acumulada sobre los problemas del desarrollo gracias sus actividades operativas. Esto es cierto en lo se refiere la UNCTAD. Desde su fundació, la capacidad de la UNCTAD de servir de centro de investigació, innovació conceptual álisis de políticas, í como para generar ideas iniciativas de política, ha constituido una constante de su actividad en lo se refiere su misió en pro del desarrollo. 5. La IX UNCTAD reafirmó la importancia de estas funciones. En la Declaració de Midrand se afirma "la labor analítica de investigació de la UNCTAD debe aclarar los cambios en la economí mundial se refieren al comercio, la inversió, la tecnologí, los servicios el desarrollo. Esa labor debe facilitar la formulació de las políticas económicas de los Estados miembros en sus esfuerzos de desarrollo. Debe propiciar diálogo constructivo entre los Estados miembros para potenciar los beneficios del comercio. Debe responder la diversidad la evolució de sus necesidades de desarrollo en el actual proceso de integració en la economí mundial". La Conferencia destacó asimismo "los trabajos de la UNCTAD estará orientados la acció proporcionará orientació sobre las políticas nacionales entorno facilite el comercio el desarrollo". Esas mismas orientaciones se han incorporado al Programa relativo la UNCTAD del Plan de Mediano Plazo de las Naciones Unidas para el íodo 1998-2001, aprobado por la Asamblea General en diciembre de 1996. 6. El potencial de dispone la UNCTAD para aportar una contribució significativa al logro de estos objetivos ólo puede alcanzarse si los resultados de su investigació las enseñanzas derivadas de sus operaciones sobre el terreno llegan las diversas personas instituciones influyen, configuran aplican las políticas en los Estados miembros. En este sentido, la difusió eficaz amplia de informació desempeñ una funció indispensable para el cumplimiento de los mandatos. 7. Las publicaciones de la UNCTAD, al mismo tiempo han realizado esa funció, han conseguido atraer gran úmero de lectores muy diversos. Entre ellos figuran políticos, parlamentarios encargados de adoptar decisiones, universitarios otros expertos independientes, representantes de organizaciones gubernamentales, empresas, el mundo del trabajo los medios de comunicació, tanto de los países en desarrollo como de los países desarrollados. 8. En la UNCTAD el momento de la publicació representa la culminació de proceso relativamente largo de investigació álisis. Ademá, se trata de una actividad absorbe una cantidad proporcionalmente pequeñ de los recursos. Por ejemplo, los gastos de imprenta de la UNCTAD equivalen aproximadamente al 1,5% de su presupuesto total. Tambié es pertinente señalar en la tradició cultura de las Naciones Unidas, ampliamente configuradas por los Estados Miembros, texto escrito constituye casi TD//EX(15)/5 ágina 7 siempre el producto final de la actividad laboral de una secretarí. De hecho, los resultados de la secretarí se miden por el porcentaje de productos realizados en comparació las actividades planteadas en cualquier ñ. Habida cuenta de el Oficina de Servicios de Supervisió Interna considera se haya producido documento si lleva la signatura de identificació, se parte del supuesto de producto es documento escrito una publicació. Al examinar la política de publicaciones de la UNCTAD es preciso tener en cuenta estas consideraciones. 9. Otro factor pertinente es la decisiva Conferencia celebrada el ñ pasado, como resultado de la cual se agilizaron las estructuras intergubernamentales de secretarí el programa de trabajo pasó centrarse en el reflejo de las prioridades de los Estados miembros. Estas reformas tienen importantes consecuencias para la política de publicaciones de la UNCTAD. Despué de Midrand, es fundamental las publicaciones reflejen esos nuevos enfoques se conviertan en componente eficaz de la estrategia de la institució para llevar cabo la tarea tiene encomendada de fomentar la integració de los países en desarrollo en la economí mundial. Por ejemplo, las publicaciones deberí sostener á fondo el debate intergubernamental en la UNCTAD contribuir í al proceso de diálogo, establecimiento de consenso formulació de políticas sobre las principales cuestiones abarcadas por el programa de trabajo, í como esclarecer fomentar el debate teórico sobre las consecuencias tienen para el desarrollo las cuestiones tratadas su evolució, servir de instrumento para el desarrollo de los recursos humanos institucionales arreglo al impulso creador de capacidad supone el programa de cooperació écnica de la UNCTAD. en último lugar, aunque por ello menos importante, las publicaciones deberí alentar el esfuerzo intelectual entre el personal de la secretarí lograr la concienciació del úblico respecto de la funció de la UNCTAD en el debate sobre el desarrollo. 10. El logro de objetivos tan diversos constituye reto considerable. Requiere una política de publicaciones centrada la vez flexible, completa la vez manejable. tal fin se han examinado los mecanismos, orientaciones procedimientos existentes se han presentado propuestas para adaptarlos las necesidades actuales. En este proceso se han tenido debidamente en cuenta las preocupaciones de los Estados miembros de la UNCTAD, las orientaciones pertinentes establecidas por la Sede de las Naciones Unidas en cumplimiento de las resoluciones de la Asamblea General, las decisiones adoptadas recientemente por el Secretario General de las Naciones Unidas. la vez se trataba de atender esas diversas necesidades, se intentaba determinar las posibilidades de ulterior racionalizació, definidas como el logro de una utilizació á rentable de los limitados recursos. TD//EX(15)/5 ágina 8 II. TENDENCIAS RECIENTES DE LAS PUBLICACIONES DE LA UNCTAD 11. efectos del presupuesto por programas, el material escrito se clasifica en cinco epígrafes principales: ) documentació parlamentaria, consiste fundamentalmente en informes documentos de antecedentes preparados para reuniones de órganos intergubernamentales de la UNCTAD para las reuniones de otros órganos como la Asamblea General el Consejo Económico Social, í como las actas oficiales de esas reuniones; ii) publicaciones periódicas, tanto obligatorias como ocasionales, entre las figuran los boletines mensuales, los anuarios, los manuales de estadística de otra índole, los documentos de investigació, por ejemplo los de la serie Discussion Papers los informes temáticos anuales como el Informe sobre el Comercio el Desarrollo , el World Investment Report (WIR) el Informe sobre los Países Menos Adelantados ; iii) publicaciones obligatorias ocasionales periódicas, consisten principalmente en estudios, informes monografí, í como publicaciones especiales, por ejemplo, informes de seminarios colecciones de estudios de casos por países; iv) textos écnicos, incluidos temas como las bases de datos, los programas de informática, guí, bibliografí documentos écnicos especializados; ) textos de informació, entre ellos hojas informativas, boletines, folletos prospectos, notas de prensa, cintas de ídeo audio. 12. El volumen contenido de las publicaciones de la UNCTAD ha variado el tiempo debido nuevas circunstancias, en especial los cambios registrados en el programa de trabajo. í, en las propuestas del presupuesto por programas de la UNCTAD presentadas al Secretario General de las Naciones Unidas para el bienio 1998-1999 se prevé total de 217 publicaciones periódicas periódicas (cada ítulo periódico tiene varios úmeros). En comparació el presupuesto por programas de 1996-1997 (antes de Midrand) aprobado por la Asamblea General, en el figuraban 254 publicaciones de esta clase, el volumen se propone para el próximo bienio representa por consiguiente una reducció del 15% (éase cuadro). 13. El contenido del programa de publicaciones tambié ha variado, como puede verse comparando las propuestas de los presupuestos anterior posterior Midrand. En el cuadro figura desglose por subprogramas acompañado de algunos supuestos en lo respecta la correspondencia existente entre los subprogramas de antes de despué de Midrand. 14. En lo respecta al subprograma 9.1 (Mundializació desarrollo) se ha propuesto una reducció de las publicaciones asciende casi el 33%, debido principalmente se han racionalizado diversas publicaciones de estadística. En cambio, se registra aumento en lo respecta al subprograma 9.2 (Inversió, fomento de la empresa tecnologí), debido ha aumentado la cifra correspondiente las publicaciones periódicas. Para el subprograma 9.3 (Comercio internacional de bienes servicios de los productos ásicos) la ligera disminució se observa es resultado de la reducció de las publicaciones periódicas, como consecuencia de la decisió de reunirlas en series periódicas el fin de aumentar su alcance TD//EX(15)/5 ágina 9 el control de calidad. El total correspondiente al subprograma 9.4 (Infraestructura de servicios para el desarrollo eficiencia comercial) permanece invariable nivel relativamente bajo, como consecuencia de la gran importancia de las actividades de cooperació écnica en la labor de ese subprograma. Por último, se prevé el subprograma 9.5 (Países en desarrollo menos adelantados, sin litoral insulares) tenga muchas menos publicaciones antes como consecuencia de la funció de coordinació desempeñará la recié establecida Oficina del Coordinador. Cuadro Tendencias de las publicaciones de la UNCTAD (la participació porcentual figura entre paréntesis) Publicaciones periódicas Publicaciones periódicas TotalNº de series úmeros sepublicará () () () ()+() (%) Presupuesto por programas aprobado, 1996-1997 Direcció Gestió Ejecutivas 2 10 0 10 (4) Subprograma 9.1 9 78 2 80 (31) Subprograma 9.2 11 38 24 62 (24) Subprograma 9.3 7 16 39 55 (22) Subprograma 9.4 7 10 20 30 (12) Subprograma 9.5 1 2 15 17 (7) Total 37 154 100 254 (100) Presupuesto por programas propuesto, 1998-1999 Direcció Gestió Ejecutivas 2 4 0 4 (2) Subprograma 9.1 7 37 17 54 (25) Subprograma 9.2 7 27 43 70 (32) Subprograma 9.3 10 41 13 54 (25) Subprograma 9.4 6 18 12 30 (14) Subprograma 9.5 1 2 3 5 (2) Total 33 129 88 217 (100) TD//EX(15)/5 ágina 10 15. El desplazamiento del centro de interé raí de la IX UNCTAD tambié se refleja en la comparació de los respectivos porcentajes registrados antes despué de Midrand, figuran en la última columna del cuadro. Atendiendo la voluntad de la Conferencia, los subprogramas titulados Inversió, fomento de la empresa tecnologí; Comercio internacional de bienes servicios de los productos ásicos, Infraestructura de servicios para el desarrollo eficiencia comercial aumentará su participació durante el próximo bienio en las publicaciones producidas por la UNCTAD, en total registrará una disminució. La disminució total del volumen de publicaciones de la UNCTAD la mayor importancia dada los mencionados subprogramas en lo respecta las publicaciones previstas para 1998-1999 representan primer ejercicio importante de racionalizació. 16. Se llevó cabo una clasificació de publicaciones por temas por programas basándose en la Guí de publicaciones de la UNCTAD, 1995 , en la figura la descripció á reciente completa de las publicaciones existentes. Figura total de 233, las series de boletines folletos varios úmeros constan como una sola publicació. Asimismo, se excluyen los informes de la secretarí sobre reuniones intergubernamentales respecto los cuales la informació resultaba incompleta. Aproximadamente una quinta parte del total (49 publicaciones) figuran como informes, actas informació sobre resultados de reuniones. Las 184 restantes cabrí considerarlas á adecuadamente como publicaciones: el 10% (18 publicaciones) está la venta. Incluidas estas publicaciones en venta, á de la mitad del total examinado (128 publicaciones) se consideraron estudios documentos, aproximadamente una quinta parte (42 publicaciones) fueron directorios, estadísticas, álisis de la tendencia del mercado, guí, informació sobre las actividades de la UNCTAD, . Las 11 publicaciones restantes tratan asuntos jurídicos incluyen asimismo 3 series (10 úmeros en total) de boletines folletos. Estas cifras ponen de manifiesto la UNCTAD publica ante todo estudios documentos de fondo sobre los basar los álisis de política de la documentació parlamentaria los textos utilizados para la cooperació écnica. III. UNA POLITICA DE PUBLICACIONES PARA LA UNCTAD . Cumplimiento de los mandatos fase de planificació Disposiciones de los mandatos 17. Las publicaciones de la UNCTAD son ante todo medio para alcanzar los objetivos fijados por sus Estados miembros. De hecho, el programa de publicaciones es el resultado de proceso de consultas en el participan la secretarí los Estados miembros. obstante, en el marco general establecido por la política de publicaciones de las Naciones Unidas la UNCTAD, en su calidad de departamento autor, es responsable del contenido sustantivo de sus publicaciones. Formula su programa de publicaciones sobre la base de los mandatos pertinentes efectú las necesarias consignaciones presupuestarias. TD//EX(15)/5 ágina 11 18. En la práctica actual las publicaciones se incluyen en el presupuesto por programas propuesto por el Secretario General de conformidad las normas de planificació de programas de las Naciones Unidas. Segú esas normas las solicitudes directrices contenidas en resoluciones decisiones de los órganos intergubernamentales constituyen los mandatos legislativos en se basan las publicaciones. La especificidad de esos mandatos varí segú los étodos de trabajo de los órganos legislativos de se trate. Por ejemplo, en algunos casos pueden consistir en legislació por la se establece una entidad organizativa mandato general para su labor, sin necesariamente se haga referencia específica una publicació. 19. Esto último refleja la situació existente en la UNCTAD despué de su noveno íodo de sesiones, en el se estableció nuevo programa de trabajo abarca plazo de cuatro ños. Esta decisió coincidió la solicitud de se redactase escala de todas las Naciones Unidas el Plan de Mediano Plazo para el íodo 1998-2001 miras su examen aprobació por la Asamblea General. La aprobació en diciembre de 1996 por la Asamblea General del programa relativo la UNCTAD del Plan de Mediano Plazo constituye mandato legislativo significativo para las nuevas actividades propuestas. Examen de las propuestas del programa de publicaciones 20. El examen de los mandatos relativos las publicaciones constituye una parte ya establecida del proceso de planificació de programas lleva cabo las Naciones Unidas para la preparació aprobació del presupuesto por programas. Despué de la IX UNCTAD la secretarí preparó programa de publicaciones en el contexto del presupuesto por programas del bienio 1998-1999 basándose en el mandato establecido por el noveno íodo de sesiones, encaminado aplicar la estrategia establecida en el Plan de Mediano Plazo. Sobre esta base de conformidad la invitació de la Conferencia (apartado ) del árrafo 107) el Secretario General de la UNCTAD presentó su programa de publicaciones propuestas al Grupo de Trabajo sobre el Plan de Mediano Plazo el Presupuesto por Programas (Grupo de Trabajo). Teniendo en cuenta las orientaciones recibidas de los Estados miembros, en las figura una sugerencia encaminada realizar una encuesta acerca de las publicaciones propuestas para 1998-1999, el Secretario General transmitió sus propuestas la Divisió de Planificació de Programas Presupuesto de la Secretarí de las Naciones Unidas, en Nueva York, í como la Junta de Publicaciones Interdepartamental. 21. El Grupo de Trabajo examinará en el mes de mayo, en la segunda parte de su 29º íodo de sesiones, el texto definitivo constituido por las propuestas del presupuesto por programas presentadas por el Secretario General de las Naciones Unidas la Asamblea General. El Grupo de Trabajo transmite sus observaciones directamente al mecanismo de examen intergubernamental de Nueva York, compuesto por el Comité del Programa de la Coordinació (CPC) determina si el programa propuesto cumple los mandatos legislativos duplica otras actividades publicaciones dentro fuera de las Naciones Unidas, la Comisió Consultiva en Asuntos Administrativos de Presupuesto (CCAAP), órgano experto de la TD//EX(15)/5 ágina 12 Asamblea General examina los niveles de recursos su distribució. su vez, las opiniones de estos órganos se presentan la Quinta Comisió de la Asamblea General tiene la última palabra al respecto. Por consiguiente, los Estados miembros de la UNCTAD tienen una nueva oportunidad de influir en el contenido del programa de publicaciones durante el proceso intergubernamental se desarrolla en Nueva York. 22. La lista de publicaciones de la UNCTAD aprobada al final de este proceso gradual de varios niveles constituirá el mapa por el se orientará la secretarí de la UNCTAD durante el bienio 1998-1999. Cabe señalar aquí la UNCTAD tiene carácter singular en el sistema de las Naciones Unidas por cuanto sus propuestas se someten examen intergubernamental tanto en Ginebra como en Nueva York, ademá del examen interno habitual por parte de la Secretarí de Nueva York. Por consiguiente, parece necesario introducir ningú cambio en proceso de cumplimiento de mandatos se caracteriza por tan alto grado de transparencia rigor. 23. Al mismo tiempo, la experiencia pasada sugiere el plazo media entre el momento en se reciben las instrucciones de Nueva York para preparar las propuestas del presupuesto por programas (habitualmente en noviembre) la fecha ímite de presentació ( finales de diciembre) resulta inadecuado para evaluar de manera apropiada las propuestas formuladas por las Divisiones en lo se refiere las publicaciones deban incluirse en2 el presupuesto por programas propuesto, í como su pronto examen por el Grupo de Trabajo. Por consiguiente, se propone lo siguiente: - El proceso preparatorio para la presentació de propuestas del presupuesto por programas de la UNCTAD, en especial la parte relativa las publicaciones, deberí empezar en el mes de septiembre, aproximadamente 16 meses antes de nuevo bienio. De esta forma, llegado el momento de el Secretario General comparta su propuesto programa de publicaciones el Grupo de Trabajo antes de proceder su presentació Nueva York, podrá presentar una lista de publicaciones haya sido sometida proceso de examen á sistemático de lo ha sido hasta ahora. Los objetivos de este ejercicio serí los siguientes: garantizar el estricto cumplimiento de los mandatos las orientaciones pertinentes; intentar centrar á el interé en las actividades prioritarias; evitar duplicaciones repeticiones; estudiar las posibilidades de refundir suprimir publicaciones, partes de ellas, í conseguir una utilizació á eficaz de los recursos en funció del costo. Tambié deberí determinarse en esta fase el úblico al se dirige cada publicació, í como los idiomas los se traducirí el medio de distribució. - El ejercicio se indica se facilitarí en gran medida reforzando el intercambio de opiniones entre el Secretario General, el Secretario General Adjunto los Directores en lo se refiere al programa de trabajo en curso de la UNCTAD, de manera pudieran examinarse TD//EX(15)/5 ágina 13 regularmente los objetivos de la política de publicaciones de la Conferencia. foro adecuado para esos debates serí el Comité Superior de Gestió. - Para el examen del programa de publicaciones efectuado por los Estados miembros fuera á transparente, en aplicació del apartado ) del árrafo 107 del texto de Midrand por el se pide al Secretario General de la UNCTAD consulte en la fase á temprana posible al Grupo de Trabajo cuando prepare sus propuestas de presupuesto por programas destinadas al Secretario General de las Naciones Unidas, la secretarí deberí proporcionar los Estados miembros documento oficioso antes de sus propuestas se presentaran en Nueva York para su examen. Este documento oficioso deberí incluir primer proyecto del programa de trabajo una lista de publicaciones datos esenciales acerca de cada una de ellas, incluido el mandato otra justificació, el úblico se destina, las versiones en diferentes idiomas, estimaciones sobre el mes ñ de publicació, el úmero de áginas impresas, el úmero de ejemplares los gastos de impresió si ha de publicarse en el exterior. Planificació de la documentació parlamentaria 24. Cuando las publicaciones han recibido el visto bueno de la secretarí del proceso intergubernamental segú se indica anteriormente, puede iniciarse la planificació de la producció. En lo se refiere la documentació parlamentaria esto se hace por medio del sistema de planificació de las reuniones intergubernamentales, establecido en el memorando de 25 de febrero de 1997 del Secretario General. arreglo este sistema, los esbozos de documentos específicamente encargados por órganos intergubernamentales pueden examinarse en una reunió en la participen todos los directores, modificarse en caso necesario, antes de su aprobació por el Secretario General. Si procede, tambié puede convenirse en otras partes de la secretarí contribuyan la preparació de documento. Este sistema prevé asimismo una reunió en una fase ulterior del proceso de producció, durante la cual se examinan las conclusiones recomendaciones de política se espera se deriven de la documentació. - Este sistema parece adecuado para atender los objetivos establecidos en lo se refiere la documentació parlamentaria, al ser flexible relativamente discreto. Por consiguiente, deberí considerarse elemento importante de la política de publicaciones de la UNCTAD. obstante, se recomienda las divisiones autoras de documentos soliciten activamente la participació intelectual de otras divisiones, incluso introduciendo los esbozos los proyectos de documentos en la red informática interna. Ademá, en 1998, cuando se proceda al examen de mitad de íodo de la IX UNCTAD, deberí evaluarse el funcionamiento del sistema de planificació. TD//EX(15)/5 ágina 14 Planificació de los informes principales 25. Una importante categorí de publicaciones incluye los tres principales informes de la UNCTAD: el Informe sobre comercio desarrollo, el World Investment Report el Informe sobre los Países Menos Adelantados. Estos informes, surgieron atendiendo circunstancias muy concretas diferentes, han tendido desarrollar existencias separadas. De este modo podí aprovechar enfoque estructurado de toda la secretarí facilitaba una fertilizació cruzada de ideas carácter regular, evitaba duplicaciones , cuando procedí, fomentaba la complementariedad la coherencia. Al mismo tiempo, por lo menos en algunos aspectos, han asumido el carácter de documentos parlamentarios por cuanto los Estados miembros han ordenado su examen por la Junta de Comercio Desarrollo. Ademá, estos informes han presentado interé limitado Ginebra sino han atraí la atenció de úblico compuesto por encargados de adoptar decisiones, universitarios operadores económicos. Tambié los medios de comunicació les dan amplia cobertura. Teniendo en cuenta estos factores, deberí modificarse el actual étodo de preparació de esos informes continuació se formulan algunas recomendaciones al respecto. obstante, toda decisió final sobre esta cuestió tendrá tener en cuenta el resultado del examen de los principales informes económicos de las Naciones Unidas el Comité Ejecutivo de Asuntos Económicos Sociales ha encargado al Instituto Mundial de Investigaciones de Economí del Desarrollo de las Naciones Unidas en el contexto del proceso de reforma actualmente se está desarrollando en Nueva York. - Deberí establecerse grupo especial de directores limitado úmero de otros altos funcionarios presidido por el Secretario General. Dicho grupo especial intervendrí en dos puntos del proceso de desarrollo de esos informes: cuando se escogen los temas (en algunos casos hasta 18 meses antes de la fecha de publicació prevista) se examinan los esbozos anotados; en el íodo durante el cual se escriben distribuyen los proyectos de informe. Este enfoque colegiado de la planificació, producció habilitació de los principales informes de la UNCTAD fomentarí el intercambio de informació la cooperació entre divisiones, la complementariedad mutua informes similares de las Naciones Unidas, altos niveles de calidad, permitiendo al mismo tiempo presentar diferentes perspectivas sobre asuntos relacionados el desarrollo. Este enfoque tambié satisfarí el requisito álido para todas las Naciones Unidas hizo suyo la Asamblea General de todas las publicaciones importantes se sometan habilitació interna por parte de órgano examinador. - Tambié se sugiere lo siguiente: examinar la extensió de esos informes el fin de mejorar su lectura reducir costos; examinar, en colaboració la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra (ONUG), la viabilidad de reducir gastos de imprenta mediante licitaciones anuales consolidadas; difundir lo áximo posible los datos publicados, el fin de aumentar su influencia facilitar los esfuerzos de promoció; estudiar las posibilidades de publicació TD//EX(15)/5 ágina 15 copublicació comercial miras garantizar una difusió á amplia ; establecer una red de universitarios los pueda3 consultar el grupo especial. Formulació examen del programa de publicaciones de la UNCTAD La aplicació de las recomendaciones aumentará la transparencia en la formulació examen del programa de publicaciones de la UNCTAD: - el recié propuesto Comité de Publicaciones autoriza la presentació de proyecto de programa de publicaciones en el marco del ejercicio bienal del presupuesto por programas; - el Grupo de Trabajo sobre el Plan de Mediano Plazo el Presupuesto por Programas examina oficiosamente el proyecto de programa de publicaciones basándose en informació pormenorizada sobre cada publicació propuesta; - la UNCTAD presenta el presupuesto por programas propone, incluido el programa de publicaciones, al Secretario General de las Naciones Unidas, teniendo en cuenta las observaciones del Grupo de Trabajo; - el Secretario General de las Naciones Unidas presenta la Asamblea General el presupuesto por programas propone; - el Grupo de Trabajo examina el presupuesto por programas propone el Secretario General de las Naciones Unidas, incluye la UNCTAD, comunica sus opiniones al CPC la CCAAP; - la Quinta Comisió examina el presupuesto por programas teniendo en cuenta las opiniones del CPC la CCAAP adopta una resolució por la se aprueba el presupuesto por programas del bienio de se trata; - la secretarí examina activamente sus publicaciones ademá realiza una encuesta anual fondo entre los lectores de úmero seleccionado de publicaciones; - la Junta de Comercio Desarrollo examina la política de publicaciones de la UNCTAD. TD//EX(15)/5 ágina 16 . Producció Criterios directrices 26. En el amplio contexto de los procesos de planificació antes descritos, la producció de todas las publicaciones incluidas en el programa aprobado incumbirá únicamente los Directores pertinentes. En primer lugar, esto supone seguir las directrices normativas de las Naciones Unidas. Estas requieren una publicació: promueva los principios propósitos de las Naciones Unidas; contribuya directamente al logro de una á de las actividades del presupuesto por programas de la UNCTAD; duplique sustancialmente material ya publicado pueda obtenerse ácilmente; responda una demanda precisa de grupo claramente definido de lectores; alcance nivel intelectual é buena imagen de las Naciones Unidas; esté escrita en estilo claro conciso adecuado los lectores se destina; esté terminada en el plazo previsto. 27. Ademá, los Directores deben velar por el contenido de cada publicació corresponda mandato establecido en el programa de publicaciones, en los programas de órganos gubernamentales en una decisió de la secretarí general de la UNCTAD. Toda propuesta de desviació de ajuste del programa de publicaciones deberá justificarse en virtud de nuevos mandatos legislativos por circunstancias imprevistas, someterse la aprobació del Secretario General antes de comiencen los trabajos. Documentació parlamentaria 28. En lo respecta la documentació parlamentaria, la puntual preparació de informes breves, de gran calidad pragmáticos deberí ser objetivo prioritario para aumentar la eficacia del mecanismo intergubernamental de toda la organizació. La responsabilidad de alcanzar este objetivo incumbirá los Directores. 29. La preparació de la documentació para las reuniones intergubernamentales se rige por las normas establecidas por la Asamblea General, el Secretario General de las Naciones Unidas la propia UNCTAD. Pese su claridad carácter imperativo en general, estas normas siempre se respetan. Por tanto, se recomienda lo siguiente: - se apliquen estrictamente las directrices vigentes. Estas permiten solo documento por cada tema del programa dos temas sustantivos por reunió. Ademá, de conformidad la reciente decisió del Secretario General de las Naciones Unidas, toda documentació parlamentaria deberí rebasar 16 áginas. Ademá, los documentos de antecedentes deberí prepararse solamente si lo piden expresamente los Estados miembros deberí tener á de 16 áginas. - fin de dar tiempo suficiente para la autorizació edició, para cumplir el plazo de diez semanas fijado para presentar los documentos tramitació el subsiguiente plazo de seis semanas para TD//EX(15)/5 ágina 17 distribuirlos los Estados miembros en los seis idiomas oficiales, toda documentació parlamentaria deberí someterse autorizació doce semanas antes de la fecha de inicio de una reunió. Cada documento debe contener breve resumen ejecutivo una breve indicació de las principales cuestiones requieren consideració intergubernamental al final. - Deberí seguir aumentándose el uso de Internet para la documentació parlamentaria. En , toda la documentació anterior al íodo de sesiones deberí estar disponible en la ágina Web de UNCTAD al menos cuatro semanas antes de la reunió correspondiente. El resultado sustantivo de la reunió deberí aparecer en la ágina Web tan pronto como esté en forma definitiva. Documentació parlamentaria 30. Como en las demá categorí de documentació, las Divisiones deberí intentar una mayor concisió siguiendo la reciente decisió del Secretario General de las Naciones Unidas de reducir el volumen global de la documentació. Segú las directrices vigentes, una amplia categorí de documentos, como los estudios los informes relacionados los íodos de sesiones producidos como parte del programa aprobado de trabajo de órgano internacional pero relacionados una reunió determinada, í como los informes publicados la signatura de una Divisió, está sujetos ímite de 32 áginas salvo cuando el tema la informació lo permitan. En la práctica, este ímite se rebasa á se respeta. Se recomienda lo siguiente: - las Divisiones tengan presentar una solicitud explícita, una justificació sustancial, cuando consideren necesaria una exenció de ímite de las 32 áginas. Lo ideal serí esto se efectuara al preparar el programa de publicaciones. - Las publicaciones comprendidas en la categorí de "material de informació" deberí ser objeto de consultas entre las Divisiones Relaciones Exteriores desde su inicio hasta su publicació. La utilizació de políticas 31. importante objetivo de la política de publicaciones de la UNCTAD deberí ser armonizar las políticas de todas las secretarí cumplir las directrices fijadas. El memorando del Secretario General de 15 de abril de 1996 confió los Directores la funció de autorizar los documentos controlar la calidad de la producció de sus Divisiones. Al mismo tiempo, anunció el propósito de establecer mecanismo de supervisió para autorizar las políticas, bajo la autoridad del Secretario General Adjunto. Se propone lo siguiente: - ese mecanismo entre en funcionamiento lo antes posible dentro del sistema de planificació de reuniones intergubernamentales. Entre las publicaciones incluidas estarí la documentació parlamentaria, í TD//EX(15)/5 ágina 18 como las publicaciones periódicas periódicas incluidas en el programa de trabajo, excepto los tres informes principales, para los se ha propuesto procedimiento separado. Las publicaciones incluidas en la categorí écnica tienen pasar por este mecanismo, pero deberí producirse bajo la exclusiva responsabilidad de los Directores cumplir las directrices pertinentes de las Naciones Unidas. Junta editorial 32. Desde el principio del decenio de 1980 en la UNCTAD ha existido una Junta Editorial presidida por el Secretario General Adjunto. La Junta ha contribuido significativamente promover el intercambio de ideas el debate académico, ha ofrecido al personal de la secretarí una salida para sus investigaciones su propio nombre. La Junta funciona como sistema ónimo de arbitraje estos efectos. La publicació ípica producida bajo la égida de la Junta es la serie Discussion Papers , representa medio de bajo costo para difundir investigaciones independientes sobre una amplia gama de cuestiones del mandato de la UNCTAD. Hay una creciente demanda de estos Discussion Papers procedente de universidades instituciones de investigació, algunas han pedido permiso para reproducir algunos de ellos. Se recomienda: - Preservar el propósito esencial de la Junta Editorial, en su funció de alentar el debate el intercambio de ideas mediante publicaciones como los Discussion Papers la organizació de seminarios relacionados ellos. Atribució de autorí 33. Tradicionalmente los documentos de las Naciones Unidas se han atribuido autor. Esta política se basa en la idea de los documentos se producen en nombre de la Organizació bajo la autoridad del Secretario General, tiene las ventajas de claridad simplicidad. Sin embargo, puede haber desincentivado los funcionarios, ya una contribució era reconocida. Tampoco era probable aumentara la dedicació responsabilidad individuales. En la UNCTAD generalmente se ha respetado la política de la organizació, aunque el reconocimiento de las contribuciones de los distintos funcionarios ha sido la práctica en el caso de los World Insvestment Report. 34. En 1996, la política de la Organizació cambió miras aumentar la atribució de autorí. Los objetivos declarados de este cambio eran reconocer las contribuciones intelectuales originales, facilitar el diálogo las comunidades académicas profesionales internacionales, proporcionar debido reconocimiento los funcionarios, asegurar al personal su trabajo serí reconocido por sus colegas, aumentar la responsabilidad del personal aumentar el potencial de ventas. La nueva política se aplica la mayorí de las publicaciones de carácter écnico pero los documentos de reunió, TD//EX(15)/5 ágina 19 material de informació ública materiales de carácter sumamente político textos expresamente designados para enunciar la política de las Naciones Unidas. Se recomienda: - la política de la UNCTAD sea la de alentar atribució de autorí siempre sea posible dentro de la nueva norma de las Naciones Unidas antes mencionada. En el momento de autorizar cada documento deberí adoptarse una decisió sobre su atribució. Edició 35. La edició tiene por objeto asegurar los documentos cumplan las normas de las Naciones Unidas en materia de calidad observancia de las directrices editoriales (control de calidad) contengan material inadecuado (red de seguridad). Ademá, dado muchos documentos han de traducirse, la edició se considera generalmente rentable, ya documento editado es á ácil á barato de traducir. 36. Aunque en general el sistema ha funcionado satisfactoriamente, cabe señalar varios problemas por informació incompleta, limitaciones de recursos falta de directrices actualizadas. La principal cuestió es determinar qué documentos deberí ser objeto de edició , en , si el material electrónico deberí editarse de la misma manera los documentos convencionales. La política de las Naciones Unidas en materia de control de la calidad edició ha cambiado , por tanto, debe suponerse todos los documentos de todos los tipos deberí seguir sometiéndose edició. En cuanto las publicaciones electrónicas, recientemente se ha decidido deben seguirse las normas editoriales de las Naciones Unidas para material impreso. Ahora bien, la decisió de todo documento debe pasar por una edició completa podrí crear estrangulamiento. La respuesta podrí ser aplicar diferentes grados de edició diferentes categorí de documentos. Por lo tanto, se recomienda : - Toda la documentació, incluida la electrónica, publicada por la UNCTAD sea sometida edició por la Secció Editorial. - La Secció Editorial debe efectuar una edició ápida flexible, en de la documentació electrónica. - En interé de una tramitació á ápida económica de los documentos, la Secció Editorial deberí proporcionar directrices editoriales para uso del personal de los consultores. Traducció 37. La traducció es aspecto importante, ya plantea una cuestió de principio para las Naciones Unidas la cuestió práctica de llegar al mayor úmero posible de lectores. Ademá, el elevado costo de la traducció (1.000 ólares por ágina cuando se produce en los seis idiomas oficiales), tiene importantes consecuencias financieras. TD//EX(15)/5 ágina 20 38. En lo respecta la documentació parlamentaria, la política de las Naciones Unidas prevé la traducció en todos los idiomas oficiales la política de la UNCTAD puede á confirmarla. Para otros tipos de documentació, en la UNCTAD, anteriormente las decisiones se han tomado segú el úblico estaban destinadas, pero su fundamento siempre ha estado claro. Por tanto, es importante la cuestió de la traducció se tenga plenamente en cuenta respecto de cada documento concreto al elaborar el programa de publicaciones, armonizando la necesidad de llegar al úblico al está destinadas las directrices actuales la necesidad de hacer economí. En cuanto Internet, su importancia como medio de llegar al úblico de base, para el la barrera del idioma puede ser mucho á importante para los diplomáticos, deben tenerse en cuenta los gobiernos los írculos de investigació. 39. En cuanto al servicio de traducció, las delegaciones han expresado interé en la posibilidad de transferir la traducció, en los países en desarrollo. Dado las Naciones Unidas tienen servicios de traducció permanentes en sus oficinas principales, la UNCTAD tiene contar ONUG para este fin. La decisió de si texto determinado será traducido en las Naciones Unidas contratado en el exterior, incumbe la ONUG. este respecto hay recordar las delegaciones esperan traducciones de la áxima calidad por ello las Naciones Unidas incurren en el gasto de contratar formar sus propios traductores. 40. La UNCTAD es órgano independiente en lo respecta la traducció, pero puede influir en la manera en se presta este servicio. Conviene señalar al respecto en su declaració la Quinta Comisió, el 17 de marzo de 1997, el Secretario General de las Naciones Unidas destacó la necesidad de descentralizar lugares en los trabajos tales como la traducció la impresió pueda realizarse á económicamente. De lo anterior se desprende lo siguiente: - toda la documentació parlamentaria, en la documentació de antecedentes solicitada por Estados miembros, debe seguir siendo traducida en los seis idiomas oficiales. - En cuanto las demá publicaciones, la decisió sobre su traducció deberá adoptarse en la fase inicial de preparació del programa de publicaciones en el marco del presupuesto del programa. Los principales factores han de tenerse en cuenta son: ) la necesidad de llegar efectivamente al úblico se destinan; ) la necesidad de economí. - En cuanto Internet, la UNCTAD deberí tratar de prestar servicio en los seis idiomas oficiales como objetivo largo plazo siempre la tecnologí los recursos lo permitan. - La UNCTAD deberí alentar la ONUG estudiar la posibilidad de recurrir servicios de traducció en países en desarrollo, sin perjuicio de la calidad puntualidad de las traducciones. TD//EX(15)/5 ágina 21 Impresió 41. este respecto los problemas se refieren al volumen de las tiradas la necesidad de explorar la posibilidad de hacer la impresió en el exterior, particularmente en países en desarrollo. En cuanto la cuestió de los procedimientos de impresió inocuos para el medio ambiente, se decidió todo el papel utilizado por la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra contuviera ácidos todas las tapas contuvieran clorina. Ademá, todo el papel se utiliza es papel reciclado. 42. El tamañ de las tiradas se determina en funció de tres factores: el úmero de ejemplares requeridos para distribució oficial; el úmero de ejemplares requeridos por las listas de lectores de la propia Divisió; el úmero de ejemplares para fines de informació ública. Ahora bien, las tiradas son relativamente pequeñ. En 1996, por ejemplo, las tiradas del Informe sobre el Comercio el Desarrollo del World Investment Report (WIR) fueron de 10.000 ejemplares cada una, la del Informe sobre los países menos adelantados fue de 6.500 ejemplares. 43. En cuanto la prestació de servicios de impresió, la situació es bastante parecida la de la traducció, ya la decisió de si documento determinado debe imprimirse incumbe la ONUG, segú los principios establecidos por la Secretarí de las Naciones Unidas. Uno de esos principios es , como las Naciones Unidas tienen tener servicios de impresió propios para determinadas categorí de documentos (por ejemplo, la documentació parlamentaria) como hay sufragar los correspondientes costos de inversió funcionamiento, hay utilizar al áximo las instalaciones internas. Por tanto, tiende recurrirse impresores exteriores para publicaciones requieren écnicas especiales disponibles económicamente en las propias instalaciones, cuando pueden cumplirse los plazos. En el caso de la UNCTAD, esto sucede principalmente el Informe sobre el Comercio el Desarrollo, el WIR el Informe sobre los países menos adelantados. Cuando se recurre impresores exteriores, cada publicació es objeto de licitació competitiva si el costo estimado es superior los 25.000 ólares de los EE.UU. Por tanto, se recomienda lo siguiente: - la UNCTAD utilice al áximo los servicios de impresió de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, de conformidad la decisió 45/451 de la Asamblea General. Sin embargo, cuando sea necesaria la impresió exterior, deberí estudiar la ONUG la posibilidad de recurrir servicios de impresió difusió de los países en desarrollo, sin perjuicio de la calidad puntualidad del producto. Supervisió 44. En el pasado, la supervisió del proceso de producció de la documentació para se cumplan todos los plazos ha sido bastante TD//EX(15)/5 ágina 22 homogéneo. Convendrí hubiera sistema de alerta temprana para todos los problemas puedan resolverse antes de demoren el proceso de producció. este fin se recomienda lo siguiente: - se establezca sistema de supervisió activa del proceso de producció de documento bajo la responsabilidad del Servicio de Apoyo Intergubernamental, estarí enlazado las Divisiones los servicios correspondientes de la ONUG. - Cada Director deberí designar centro de coordinació gestor de la documentació se encargarí de seguir la producció de la documentació en la Divisió. Innovació écnica 45. La secretarí está equipada actualmente medios tecnológicos para transferir electrónicamente documentos entre todas las oficinas. Al mismo tiempo, el proceso de producció de los documentos sigue basándose en la circulació ísica de los documentos en papel, sobre todo debido la necesidad de el encargado de cada fase del proceso firme su autorizació. Ahora bien, pronto se dispondrá de la firma electrónica, la la transferencia electrónica de documentos será factible. Por tanto, se recomienda lo siguiente: - la secretarí continú en el proyecto de establecer una cadena de producció electrónica de la documentació trate de terminarla para fines de 1997. . Difusió Distribució gratuita 46. La política de las Naciones Unidas ha sido de siempre las publicaciones se imprimen principalmente para uso oficial , en cuanto tales, se distribuyen gratuitamente los gobiernos, organismos intergubernamentales, organizaciones gubernamentales, medios de comunicació social individuos especializados en los temas tratados, bibliotecas depositarias de las Naciones Unidas. Tambié se han facilitado en general, considerando el úblico tiene derecho saber lo se dice se hace en su nombre utilizar la informació las ideas í difundidas. Sin embargo, en los últimos ños se ha expresado preocupació por el costo entrañ esa política ahora se acepta generalmente hay racionalizar la distribució gratuita de publicaciones. 47. Para la UNCTAD el reto es ahora ómo armonizar la necesidad de difundir sus publicaciones lo á ampliamente posible la de detectar llegar al úblico deseado, pero evitando al mismo tiempo la duplicació el despilfarro. Al plantear esta cuestió hay tener presente en muchos países en desarrollo los lectores potenciales pueden comprar las publicaciones en venta , por tanto, cuentan su disponibilidad gratuita. TD//EX(15)/5 ágina 23 Esta consideració se aplica tambié las publicaciones electrónicas, ya en muchos países en desarrollo el acceso este medio es limitado inexistente. 48. Ademá de la distribució gratuita de publicaciones los receptores oficiales, de conformidad la política de las Naciones Unidas, las Divisiones de la UNCTAD mantienen tambié listas para distribuir sus publicaciones usuarios específicamente elegidos. Esta práctica oficialmente autorizada es comprensible, ya las Divisiones son las á capacitadas para detectar al úblico interesado en publicaciones concretas , en efecto, suelen obtener valiosas respuestas sobre ellas. Ahora bien, como la Divisió de Servicios de Conferencias de la ONUG ha señalado recientemente la UNCTAD otros Departamentos de las Naciones Unidas en Ginebra, la distribució de publicaciones mediante listas de correos internas destinadas por las Divisiones puede conducir la duplicació de destinatarios. Por tanto, la ONUG ha pedido todos los Departamentos sus listas de correos sean gestionadas por la Secció de Distribució Ventas. La UNCTAD siempre ha sido reacia abandonar el control de sus listas de correos internas aduciendo , la mencionada Secció podrí tener problemas para desempeñar esta tarea rapidez eficacia dado su gran volumen de trabajo. í se ha generado una situació en la algunas listas son gestionadas por la ONUG en tanto otras lo son por las Divisiones pertinentes. 49. Para resolver estas cuestiones, se recomienda lo siguiente: - la UNCTAD estudie la manera de las publicaciones gratuitas de claro valor comercial puedan publicarse de nuevo como publicaciones para la venta. - se intente reducir el úmero de ejemplares gratuitos de los tres informes principales de la UNCTAD sin perjudicar los lectores verdaderamente puedan pagarlos. la ayuda de las Divisiones autoras de los documentos de la UNCTAD, podrí ofrecerse descuentos determinadas categorí de lectores. - Todas las direcciones incluidas en las listas de correo internas de la UNCTAD deberí centralizarse en una sola base de datos de ácil acceso organizarse por materias por otras categorí fin de evitar la duplicació. Las Divisiones deberí actualizar periódicamente sus componentes respectivos de la base de datos. - Una vez organizadas de esta manera, las listas de correo de la UNCTAD deberí facilitarse la Secció de Distribució Ventas de la ONUG, se encargarí de todo el enví por correo de las publicaciones. Deberí adoptarse disposiciones para procurar las publicaciones de la UNCTAD se distribuyan de manera puntual eficiente, este fin deberí aumentarse la coordinació la Secció de Distribució Ventas. TD//EX(15)/5 ágina 24 Publicaciones para la venta 50. El objetivo de racionalizar la distribució gratuita de publicaciones deberí ser atender las legítimas necesidades oficiales de publicaciones para los trabajos, pero manteniendo al mismo tiempo el potencial de generar ingresos mediante la venta. Al mismo tiempo, debe señalarse la posibilidad de ingresos de venta, suelen alentar los Estados miembros, aunque pertinentes, deben ser factor determinante al seleccionar los materiales de publicació. este respecto, el United Nations Finance Manual dice "Por medio de la venta de publicaciones, las Naciones Unidas facilitan para distribució general documentos, informes, libros, revistas, microformas otros materiales publicados sin costo para la Organizació. Toda la operació de ventas tiene por objeto producir beneficio la Organizació si ello puede lograrse sin perjudicar la difusió de informació al úblico". 51. Ahora bien, todas las publicaciones son adecuadas para la venta. La forma de publicació depende de una decisió administrativa basada en consideraciones de economí del potencial estimado de venta. Sobre esta cuestió reciente informe de las Naciones Unidas (/.5/48/10) llega la conclusió de deberí haber una cifra ínima arbitraria en la evaluació de si el úmero de ejemplares se prevé vender es suficiente se deben tener en cuenta la índole de la publicació, las características del mercado para esa publicació el precio de venta propuesto. 52. De la difusió comercial de publicaciones de las Naciones Unidas se encarga la Secció de Ventas Comercializació del Departamento de Informació ública (DIP), en Nueva York. La Secció de Distribució Ventas de Ginebra depende del DIP. Esa funció comprende la comercializació promoció de ítulos, el enlace departamentos de las Naciones Unidas para desarrollar la comercialidad de las publicaciones, comunicando las reacciones de los usuarios del mercado, la negociació venta de derechos publicadores distribuidores externos. La UNCTAD deberí aprovechar estos conocimientos écnicos, los recientemente se ha ñadido una valiosa dimensió comercial. Se sugiere lo siguiente: - la UNCTAD establezca una estrecha relació de trabajo la Secció de Distribució Ventas, aprovechando su condició de miembro del Grupo de Trabajo de la Junta de Publicaciones de Ginebra, recientemente reactivado. objetivo primordial deberí ser aprovechar el indudable potencial de ampliació de lectores de la UNCTAD contribuir compensar los costos de producció mediante aumento de los ingresos por ventas. - Durante la fase de planificació del presupuesto por programas, deberí pedirse las Divisiones autoras de los documentos indicaran aquellas publicaciones proyectadas su juicio pudieran producir ingresos. este respecto deberí recabarse la competencia écnica de la Secció de Distribució Ventas. TD//EX(15)/5 ágina 25 Fijació de precios comercializació 53. La Junta de Publicaciones de las Naciones Unidas ha tratado de establecer una política de precios conducente obtener la áxima difusió de publicaciones los áximos ingresos por ventas. Los precios se basan ólo en los costos de impresió, sino tienen en cuenta otros costos tales como la comercializació, el diseñ la edició, í como la coyuntura comercial industrial la calidad el contenido de la publicació, desde el punto de vista de su atractivo comercial. Ademá, para las publicaciones de las Naciones Unidas sean á accesibles los lectores de los países en desarrollo, la política de precios es flexible se tienen en cuenta los tipos de cambio monetarios otros elementos afectan su capacidad de pago. 54. La metodologí políticas actuales para fijar los precios de venta al por menor de las publicaciones de la UNCTAD parece insatisfactoria. Las ediciones de 1996 de World Investment Report , el Informe sobre el Comercio el Desarrollo el Informe sobre los Países Menos Adelantados , por ejemplo, se fijó el precio de 45, 48 55 ólares, respectivamente, en tanto el Informe sobre Desarrollo Humano, 1996 , se fijó 28,50 del Informe sobre el Desarrollo Mundial de 1995 , del Banco Mundial, Trends Developing Countries 1995 , se fijaron 19,95 28,95 respectivamente. Aunque probablemente es cierto las diferentes cifras de ventas de los principales informes de la UNCTAD reflejan la desigualdad de esfuerzos en materia de ventas comercializació, los precios á bajos de ventas, junto una comercializació á eficaz, pueden arrojar cifras de ventas á elevadas en general. Por tanto, la UNCTAD deberí tratar de tener á influencia en la política de precios de sus publicaciones. 55. aspecto conexo es el del tratamiento de los ingresos derivados de las publicaciones para la venta. Segú la política actual, este ingreso se contabiliza en la partida de ingresos varios de las Naciones Unidas se administra en consecuencia de conformidad la Reglamentació Financiera. Al mismo tiempo, se reconoce cada vez á , medida se descubren nuevos mercados para las publicaciones de las Naciones Unidas se amplí las actividades de publicació, deberí dedicarse á recursos al desarrollo de productos. Ahora se está estudiando en Nueva York la posibilidad de proporcionar recursos para financiar actividades financiadas cargo los recursos presupuestarios disponibles, tales como la promoció activa de publicaciones, aumentando su difusió mejorando su calidad para aumentar su atractivo comercial. Siguiendo este criterio, la UNCTAD podrí pedir los ingresos resultantes de las ventas de sus publicaciones se utilizaran estos fines. 56. La comercializació de las publicaciones de la UNCTAD ha sido desigual en los distintos ños en las distintas Divisiones. La comercializació incumbe la Secció de Distribució Ventas de la ONUG en estrecha consulta los Departamentos autores de las publicaciones. La primera tiene proponer las publicaciones han de salir como publicaciones para la venta, detectar los posibles mercados proponer las tiradas los idiomas de las publicaciones. En consulta los departamentos autores de los documentos TD//EX(15)/5 ágina 26 los diseñadores gráficos, la mencionada secció puede proponer tambié la remodelació de documentos como publicaciones para la venta la creació de nuevos productos, í como el diseñ la producció de portadas de las publicaciones para la venta. La secció supervisa tambié las fases de producció distribució. la luz de la experiencia pasada, la UNCTAD tiene aprovechar á estos servicios. En consecuencia se recomienda lo siguiente: - la política de precios de las publicaciones de la UNCTAD para la venta se examine la Secció de Distribució Ventas de la ONUG miras tener á en cuenta las condiciones del mercado. - la UNCTAD estudie la mencionada secció la posibilidad de obtener parte de los ingresos procedentes de la venta de sus publicaciones para reinvertirlos en su programa de publicaciones. - la UNCTAD colabore á estrechamente dicha secció para estudiar maneras á eficaces de comercializar sus publicaciones. este respecto, deberí recurrirse á frecuencia al uso de adjuntar cupones de pedido deberí alentarse las divisiones autoras de los documentos dar publicidad otras obras relacionadas la UNCTAD en sus propias publicaciones para la venta. - Dado las publicaciones gratuitas son de frecuente periodicidad, como por ejemplo la Guí de Publicaciones de la UNCTAD , deberí facilitarse en Internet, en CD-ROM para su distribució en los países en desarrollo, en . Deberí facilitarse ejemplares en disquetes aquellos países tienen acceso la tecnologí de CD-ROM. - se difundan cada vez á las publicaciones estadísticas ( veces constan de cientos de áginas) en CD-ROM por medio de una base de datos en ínea, í Internet. - , en cuanto las publicaciones gran potencial de ventas, se incluyan resúmenes ejecutivos sistemáticamente en la ágina de UNCTAD en la WEB. Estos resúmenes deberí ir acompañados de formularios de pedido de la versió completa impresa. Copublicació 57. La copublicació, para la las Naciones Unidas celebran contrato una casa editorial exterior para la publicació de producto específico, se considera en las Naciones Unidas una manera de dar su material la mayor difusió posible en mayor úmero posible de idiomas. Sin embargo, debe menoscabar las obligaciones oficiales de distribució tiene la Organizació la autosuficiencia financiera de su operació de ventas. TD//EX(15)/5 ágina 27 58. Las ventajas de la copublicació son últiples, saber: puede aumentar considerablemente la difusió de publicaciones, aprovechando las redes de distribució la experiencia de promoció comercial de las casas editoriales, en las librerí académicas comerciales las ferias del libro; ayuda reducir los gastos, dado los costos de producció se comparten casas editoriales exteriores; aumenta la gama de idiomas en las pueden producirse las publicaciones, incluyendo por ejemplo idiomas muy difundidos en los países en desarrollo aumenta la visibilidad de la organizació. Naturalmente debe señalarse la copublicació puede utilizarse tambié para las publicaciones electrónicas, este respecto parece haber potencial considerable para los CD-ROM contienen colecciones estadísticas, manuales de formació manuales en general. 59. La copublicació tambié tiene naturalmente desventajas. Por ejemplo, las casas editoriales exteriores tienden estar interesadas en trabajar ólo en los mercados á rentables; los precios pueden ser á altos; pueden perderse los rasgos distintivos de ciertas publicaciones; , como enseñ la experiencia de otras organizaciones, tiene consecuencias financieras dado el personal propio requerido para supervisar las actividades negociar las casas editoriales externas. 60. Aunque la UNCTAD ha participado en varios proyectos de copublicació, las relaciones casas editoriales externas han sido específicas, hasta la fecha se ha fijado una política ú general en la secretarí al respeto. Por ejemplo, la decisió de publicar en el exterior ha estado simplemente motivada por la disponibilidad de recursos extrapresupuestarios en momento dado, la práctica de "recomprar" ejemplares de recibir cierto úmero de copias gratuitas para distribució por la UNCTAD, ha variado. 61. En vista de lo expuesto se recomienda lo siguientes: - aprovechando los conocimientos écnicos disponibles en la ONUG, la UNCTAD continú la copublicació como medio de ampliar la difusió de sus publicaciones, llegar nuevos úblicos, en aquellos de la sociedad civil, aumentar su visibilidad. este fin, deberí tratar de indicar las publicaciones podrí ser copublicació, al comenzar la elaboració del programa de publicaciones dentro del proceso de presupuesto por programas. - la UNCTAD examine los acuerdos de copublicació contratados en el pasado para sacar las lecciones correspondientes fortalecer su posició negociadora casas editoriales exteriores; este fin deberí tratar de aprovechar la experiencia de otras organizaciones de las Naciones Unidas al respecto. - En la copublicació, la UNCTAD deberí estudiar la posibilidad de establecer una relació estratégica casas editoriales de los países desarrollados de los países en desarrollo, miras, por TD//EX(15)/5 ágina 28 ejemplo, lograr la necesaria uniformidad de estilo; aumentar la calidad mejorando la edició de los ejemplares; obtener condiciones á ventajosas mediante las economí de escala. - Mientras trata de fomentar la copublicació, la UNCTAD debe descuidar sus obligaciones para los Estados miembros en lo respecta la distribució oficial de su material. Programa de examen de libros de texto académicos 62. El programa de examen de libros de texto académicos, administrado por el Departamento de Informació ública (DIP) en Nueva York, trata de alentar los profesores universitarios de todo el mundo adoptar las publicaciones pertinentes de las Naciones Unidas como lectura obligatoria en sus programas de clase. las publicaciones incluidas en el programa se fijan precios especiales fin de hacerlas á accesibles los estudiantes. El costo de enviar por correo las publicaciones corre cargo del examinador quien luego decide si adoptar la publicació. Los detalles del programa figuran en la ágina de las Naciones Unidas en la WEB las publicaciones seleccionadas por examen pueden pedirse directamente desde ella. 63. Las ventas globales en el marco de este programa han aumentado constantemente desde su creació. Sin embargo, las publicaciones de la UNCTAD solamente han obtenido éxito moderado. Por ejemplo, tras su "adopció", se vendieron 41 ejemplares del World Investment Report 25 ejemplares del Informe sobre el Comercio el Desarrollo . En 1996 se vendieron 85 ejemplares del World Investment Report . Estas modestas ventas de los principales informes de la UNCTAD comparadas las de otros ítulos de las Naciones Unidas sugiere la cifra de ventas podrí ser á elevada si se hiciera esfuerzo mayor. Por tanto se recomienda lo siguiente: - la UNCTAD colabore á estrechamente el DIP estudie la manera de ampliar el examen la adopció de sus publicaciones para la venta, en sus principales informes. Publicaciones electrónicas 64. La llegada de Internet representa una verdadera revolució en las comunicaciones probablemente remodelará tambié muchos aspectos de la actividad editorial. La UNCTAD debe tratar de aprovechar esto al áximo en beneficio de los Estados miembros de toda la comunidad mundial. En , puede esperar mejore su comunicació los úblicos actuales, por ejemplo, facilitando documentació informació sobre reuniones, proyectos actividades mayor rapidez, llegar nuevos úblicos eran inalcanzables antes causa de las dificultades prácticas los costos de distribució; elaborar productos completamente nuevos diseñados específicamente para el nuevo medio; elaborar nuevos medios de interacció sustantiva expertos de todo el mundo reducir costos. TD//EX(15)/5 ágina 29 65. Al mismo tiempo, la UNCTAD debe tener presentes varias limitaciones importantes. Primera, el acceso de muchos países en desarrollo Internet es ú limitado; por tanto, habrá velar por el uso de Internet comprometa el acceso de esos países los productos de la UNCTAD. La tecnologí de CD-ROM, aunque tiene papel potencialmente importante desempeñar por derecho propio para la publicació de estadísticas voluminosas, tambié puede contribuir decisivamente resolver este problema. Segunda, el idioma predominante en Internet es el inglé, pero es necesario procurar se descuiden los demá idiomas oficiales. Tercera, será importante procurar el uso de Internet para facilitar directamente las publicaciones sea compatible la política de incrementar las ventas. 66. fin de aumentar la eficacia de la ágina de UNCTAD en la WEB, se recomienda lo siguiente: - se haga esfuerzo importante para conseguir la mayor parte del material, si todo, disponible en la ágina de la WEB esté en francé en español ademá de en inglé , en su momento, si la tecnologí los recursos lo permiten, en los demá idiomas oficiales tambié. - la UNCTAD, en cooperació otras organizaciones internacionales, prosiga actividades de asistencia écnica para mejorar la conectividad en los países en desarrollo á pobres. - el contenido de la ágina de UNCTAD en la WEB se reproduzca periódicamente en CD-ROM para facilitar informació las personas tienen acceso la WEB. - las divisiones se encarguen directamente de autorizar las porciones de la ágina caigan dentro de sus competencias respectivas. - la Junta de Tecnologí de la Informació siga asumiendo las funciones de supervisió, coordinació examen necesarias para la gestió de una ágina compleja. este respecto, una importante funció de la UNCTAD será procurar la UNCTAD tenga en cuenta las directrices de las Naciones Unidas en materia de publicació electrónica. Entretanto, la UNCTAD deberí contribuir la evolució de las directrices por medio de su representació en el Comité de Coordinació de los Sistemas de Informació es órgano subsidiario del Comité Administrativo de Coordinació, en el Grupo de Trabajo de la Junta de Publicaciones de Ginebra. Evaluació de resultados 67. En cuanto la evaluació, es difícil precisar ómo han sido recibidas las publicaciones de la UNCTAD por los lectores estaban destinadas. Los esfuerzos realizados en el pasado nivel central para obtener sistemáticamente respuestas han tenido éxito. Desgraciadamente, la respuesta han obtenido las tradicionales encuestas de los lectores TD//EX(15)/5 ágina 30 anteriormente insertadas en cada documento publicació ha sido ínima, inclusive de parte de los gobiernos. formulario de encuesta de los lectores se ha facilitado tambié en la ágina de UNCTAD en Internet pero la respuesta ha sido insignificante hasta el momento. Ademá, se han distribuido cuestionarios para los lectores en todas las reuniones intergubernamentales de la UNCTAD desde 1995, pero escasa respuesta. Por otra parte, las divisiones han estado frecuentemente en contacto directo los lectores, hay varios casos en se han recibido numerosas respuestas favorables las publicaciones. Esto tiene la ventaja de las unidades autoras de las publicaciones responden directamente los mensajes recibidos. Esto, sin embargo, ha impedido la UNCTAD responder las preguntas de los Estados miembros sobre la reacció de los lectores de manera sistemática, menos las publicaciones correspondientes se especificaran por adelantado. 68. Es evidente la UNCTAD tiene mejorar en lo relativo la reacció de los lectores de sus publicaciones. Por tanto, se recomienda lo siguiente: - las divisiones cumplan las disposiciones administrativas de las Naciones Unidas requieren los administradores de programas recaben activamente la reacció de los lectores de sus publicaciones. Segú esas disposiciones, en todas las publicaciones importantes, el departamento autor deberá solicitar activamente recensiones en revistas écnicas especializadas , cuando proceda, en la prensa general de todo el mundo. Esto deberí ser parte esencial del proceso de supervisió autovaloració, la actuació de las divisiones deberí evaluarse en la medida en esto se haya hecho. - Para alentar las delegaciones asisten reuniones comunicar su reacció, deberí distribuirse recopilarse formularios de encuesta durante la inscripció. - se utilice la ágina en la Web como instrumento de evaluació. fin de estimular las reacciones, el formulario de encuesta en la ágina de la WEB deberí ir acompañado de una solicitud de comentarios. Esto suscitarí una respuesta de -mail una direcció especificada de la UNCTAD. - Cada ñ, úmero seleccionado de publicaciones deberí ser objeto de álisis fondo. Esto requerirí determinar una muestra de lectores, enviar cuestionario efectuar el seguimiento necesario para conseguir el proceso obtenga una tasa elevada de respuestas. Los resultados deberí comunicarse los Estados miembros travé del Grupo de Trabajo podrí utilizarse por la Junta para analizar la política de publicaciones de la UNCTAD. - La UNCTAD deberí estudiar la posibilidad de utilizar índice de citas profesionales (por ejemplo, Lexis-Nexus , Journal Economic Literature , Institute Scientific Information ). TD//EX(15)/5 ágina 31 IV. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES 69. El examen anterior parece indicar la política de publicaciones de la UNCTAD ha sido suficientemente global. Frecuentemente se ha caracterizado porque sus objetivos estaban bien coordinados porque ha dispuesto de los medios institucionales suficientes para perseguirlos. Varios factores han contribuido esta situació. Como departamento de la Secretarí de las Naciones Unidas, la UNCTAD está subordinada los órganos centralizados establecen supervisan la política de publicaciones de todo el sistema las directrices correspondientes. Por otra parte, la naturaleza de la UNCTAD de su mecanismo intergubernamental requiere una política de publicaciones específicas, pero se ajuste las políticas de las Naciones Unidas en general. 70. Como mostró claramente el "Examen de la política de publicaciones de la UNCTAD" (TD//43/CRP.4), ésta dispone desde hace tiempo de varios elementos de una política de publicaciones son álidos. En varios aspectos importantes -el control del volumen la extensió de la documentació es buen ejemplo- la UNCTAD ha sido bastante innovadora raí de decisiones adoptadas por la Junta de Comercio Desarrollo por el Secretario General. Por otra parte, el alcance de estos elementos es suficientemente global. Las recomendaciones detalladas hechas lo largo de este informe tratan de remediar estas carencias de dar la UNCTAD una política de publicaciones se ajuste la de las Naciones Unidas; alcance los objetivos la propia UNCTAD se fijó en Midrand; aumente la transparencia respecto los Estados miembros; fomente entorno intelectualmente estimulante creador de investigació debate dentro de la secretarí diversos sectores del úblico exterior; asimile las tecnologí modernas para aumentar el influjo el alcance de la UNCTAD aproveche al áximo los recursos. 71. Otro punto ébil es la aplicació de la política de publicaciones está confiada órganos dispersos en la secretarí de la UNCTAD en gran parte se lleva cabo sin una coordinació adecuada sin supervisió central. En respuesta esta conclusió se recomienda lo siguiente: - se establezca comité de publicaciones de la UNCTAD encargado de supervisar en general la aplicació efectiva de la política de publicaciones de la UNCTAD de aportar nuevas innovaciones. - el comité esté presidido por el Secretario General Adjunto compuesto por los directores representantes de la Oficina del Secretario General, la Oficina del Secretario General Adjunto, los Servicios de Planificació Evaluació de Programas, los Servicios de Apoyo Intergubernamental la Junta de Tecnologí de la Informació. - el comité inicie la planificació del programa de publicaciones adelanto suficiente sobre el ciclo del presupuesto por programas. Al examinar el programa de publicaciones propuesto por las divisiones, el comité velará en por las publicaciones respeten los criterios de las Naciones Unidas, cumplan los mandatos, reflejen las TD//EX(15)/5 ágina 32 1/ El Grupo Especial establecido por el Secretario General de la UNCTAD estuvo compuesto por el Sr. . Busuttil (Presidente) el Sr. . . Bonello, la Sra. . Butler, la Sra. . Kohler, el Sr. . MacFarquhar, el Sr. . Robertson, el Sr. . Whitley el Sr. . Igarashi (Secretario). 2/ La palabra "Divisiones" se refiere los subprogramas sustantivos de la UNCTAD por consiguiente abarca tambié la Oficina del Coordinador Especial para los Países en Desarrollo Menos Adelantados, Sin Litoral Insulares. 3/ éase en los árrafos 57 61 examen á completo de la copublicació. prioridades correspondan necesidades reales. En esta labor el comité deberá guiarse por las lecciones aprendidas mediante las respuestas obtenidas de los mecanismos de evaluació propuestos durante el bienio anterior. - Despué de el presupuesto por programas haya sido aprobado por la Asamblea General, el comité coordinará las divisiones la aplicació del programa de publicaciones. este respecto, se espera de las divisiones informen al comité de toda desviació propongan del programa de publicaciones, fin de pueda informar al Secretario General en consecuencia. - El comité asumirá el enlace el Grupo de Trabajo de la Junta de Publicaciones de Ginebra la Secció de Distribució Ventas de la ONUG establecerá una estrecha relació de trabajo ellos. - El comité se encargará de supervisar la aplicació por la UNCTAD de las medidas se decidan en Nueva York respecto del 25% fijado como objetivo de reducció de la documentació para fines de 1998. 72 El presente informe demuestra la necesidad de la UNCTAD tenga una política de publicaciones coherente eficaz. Sus recomendaciones pretenden aportar los elementos necesarios de esa política. Ahora bien, estas recomendaciones entrañ tambié modestas consecuencias en materia de asignació de recursos habrá de tenerse en cuenta. ----